Построение структуры организации на основе системы мотивации

тьютор Международного института менеджмента,к.т.н.

Улучшение конкурентных позиций организации на рынке товаров и услуг является первостепенной задачей топ-менеджеров компаний. Частично делегируя свои полномочия в этой области менеджерам среднего звена и специалистам, они обеспечивают формирование и функционирование слаженной команды управленцев фирмы. Одним из наиболее сильнодействующих рычагов для улучшения конкурентных позиций является совершенствование внутренней структуры компании, повышение управляемости, обеспечение достаточной мотивации сотрудников.

При построении структуры организации менеджеры различных уровней выбирают разнообразные исходные модели, и удачность этого выбора во многом определяет процветание компании. Если обратиться к модели стиля управления по R. Blake и J. Mouton[1] , то можно уделять основное внимание производству или людям, в зависимости от принятых приоритетов. Выбор ориентации остается за менеджером, но стремление к продвижению своей компании вынуждает его учитывать складывающиеся реалии.

Усиливающиеся тенденции в обществе, влияющие, прежде всего, на топ-менеджмент, можно сформулировать следующим образом:

1. растущий уровень реструктуризации хозяйства, вызывающий рост открытой и скрытой безработицы;
2. повышение финансовых требований стареющего населения к работодателям и к государству в целом;
3. высокие темпы внедрения достижений научно-технического прогресса;
4. возрастающие трудности прогнозирования поведения людей в связи с исчерпанием возможностей существующих социальных теорий;
5. усиление конкуренции на традиционных рынках;
6. дифференциация конкурентных возможностей между системами с различным уровнем экономического развития;
7. изменения в системах ценностей, влияющие на мотивацию и другие аспекты поведения людей;
8. возрастание влияния проблем охраны окружающей среды на общественную жизнь;
9. ускоренное развитие информационных технологий, приводящее к изменению всех сторон жизни общества;
10. изменение характера работы персонала с использованием удаленного доступа и работы на домашних компьютерах, а также привлеченных работников;
11. расширение сферы электронной торговли;
12. новые взаимоотношения между человеком и компьютером, включая улучшение работы с информацией; облегчение документооборота; улучшение коммуникаций, включая распознавание речи и синтезирование устных сообщений;
13. развитие новых систем связи, облегчающих коммуникации между организациями и людьми;
14. стирание граней между странами, торговыми системами и культурами;
15. появление новых художественных возможностей и облегчение доступа к имеющимся художественным ценностям;
16. появление «электронных правительств»;
17. неуклонное повышение уровня признания приоритета интеллектуальной деятельности;
18. приближение энергетической и биотехнологической «революций», радикальным образом преобразующих взаимоотношения в человеческом сообществе;
19. внедрение инновационных технологий, которые «ломают» сложившуюся инфраструктуру рынков;
20. преобразование характера деятельности человека и расширение масштаба этих преобразований, приближающие формирование нового типа социума;
21. свободная миграция человеческих ресурсов, особенно высококвалифицированных, между странами и регионами.

Из приведенных тенденций общественного развития видно, что при наличии большого объема уже накопленных мировым сообществом богатств дальнейшее их наращивание отходит на задний план, и приоритеты отдаются гуманитарным составляющим развития. Отечественный менталитет и, прежде всего, менеджеры среднего и высшего звена, собственники предприятий, не готовы принять концепцию «мировой деревни» как источника сырья и других ресурсов, и еще менее готовы прикладывать эту концепцию к себе, в связи с чем, хотя и на неустойчивом, недостаточно сформировавшемся и неполноценном базисе экономического развития, копируются и (или) независимо развиваются сходные с общемировыми тенденции. Этот феномен был описан довольно давно[2], но только сейчас он приобретает достаточно зримые черты, так как ни одно из перечисленных выше обстоятельств не может быть исключено из рассмотрения при изучении проблем развития нашего общества и государства.

Схематически изменение приоритетов в деятельности менеджеров среднего и высшего звена можно представить в виде диаграммы, показанной на рис. 1. Менеджеры от управления производственными процессами («Производственный менеджмент»), когда приходится заниматься вопросами обеспечения производственной деятельности подчиненных работников («Управление персоналом») переходят к форме сотрудничества с персоналом, осуществляя при этом только «Контроль производства». При этом первостепенное значение принимает «Развитие персонала».

Рис. 1. Изменение позиции менеджеров по отношению к персоналу и производству
(направление стрелки показывает изменение позиции менеджеров в ходе развития организации)

Исходя из этого, приоритет деятельности менеджеров будет обращен на человека, и построение компании должно быть ориентировано на потребности людей. Для удовлетворения их потребностей в самореализации и обеспечения потребности компании в развитии, очевидно, нет другого варианта, кроме как построить ее на основе системы мотивации персонала. Следует отметить, что эта деятельность имеет вполне адресный характер, т.е. в каждой компании рано или поздно должен найтись дальновидный менеджер, который примет решение о принятии структурированного подхода к построению компании. Эта система должна подчиняться следующим правилам:

1. Система мотивации должна быть иерархической, с соответствием методов мотивации иерархическому положению каждого индивида.
2. При переходе с одной ступени на другую мотивация каждого из работников должна изменяться в соответствии с системой мотивации, которая должна быть заранее известна всем сотрудникам.
3. Сочетание мотивационных моделей на каждом уровне должно быть установлено с «отставанием» для обеспечения более напряженного режима взаимодействия сотрудника с организацией и для возможного поднятия мотивированности сотрудников в случае необходимости.
4. Последовательность мотивационных моделей на различных ступенях иерархии должна быть четко связана с особенностями структуры организации.
5. Структура организации должна быть построена в соответствии с системой мотивации, а не наоборот.
6. Мотивация персонала при переходе от более низких уровней иерархии к более высоким должна определяться моделями более высокого уровня общественной значимости и полезности, например, в соответствии с условной оценкой, представленной в табл. 1, построенной на основании таких работ, как «Практическое мышление менеджера»[3], «Основы менеджмента»[4], «Менеджмент»[5], «Современное постиндустриальное общество: природа, противоречия, перспективы»[6].

Таблица 1

Теории мотивации

* Сурков С.А. Закономерности мотивации персонала. — Управление персоналом, № 7, 2002.

**Показатели в последнем и предпоследнем столбцах получены методом экспертных оценок в результате опроса практикующих менеджеров, в том числе и относящихся к верхним эшелонам власти в своих компаниях.

*** Сурков С.А. Некоторые особенности социально-психологического анализа состояния общества по косвенным признакам/В сб. «Особенности дистанционного управления». — Жуковский: Издательство МИМ ЛИНК, 2002.

Пример построения организации с использованием моделей мотивации представлен на рис. 2.

Рис. 2. Схема уровней мотивации для компании,
построенной по правилам соответствия структуры и системы мотивации

Успешность функционирования компании на рынке определяется сочетанием нескольких факторов, каждый из которых подлежит регулированию со стороны ее менеджмента и владельцев. Первым из таких факторов является выбор прибыльности рынка или сегмента рынка. Вторым можно считать выбор номенклатуры производимых товаров и услуг, пользующихся спросом. Третьей составляющей успеха является обеспечение низких издержек и высокого качества. Четвертым аспектом является слаженная и умелая работа коллектива компании. Их анализ показывает, что все они, в той или иной степени, представляют собой отражение работы с персоналом, которая и составляет основу деятельности менеджера, так как это самый главный ресурс, которым он обладает для выполнения порученной ему работы. Остальные ресурсы, как показывает четырехлетний опыт работы автора в одной из крупнейших инвестиционных компаний, при наличии адекватного человеческого ресурса легко могут быть получены на приемлемых условиях, так как в этом и только в этом случае можно предполагать получение отдачи в необходимом объеме и возврат вложенных материальных ресурсов. Однако человеческие ресурсы должны быть выстроены упорядоченным образом для того, чтобы использовать их наиболее эффективно, а такое упорядочение можно осуществить только в рамках оптимально построенной структуры организации.

Последовательность действий топ-менеджеров по выстраиванию структуры компании, наиболее приспособленной к работе в современных условиях, может быть описана следующим алгоритмом:

Понятно, что такая процедура может быть проведена только топ-менеджерами с согласия собственников, так как радикальная перестройка может временно негативно сказываться на результатах деятельности организации. Однако опыт показывает, что впоследствии потери будут наверстаны «с лихвой».

Полученная таким образом структура организации может оказаться несколько избыточной, что может вызвать некоторые дополнительные административные расходы компании. Для того, чтобы избежать этих излишних издержек, структуру можно подвергнуть анализу на соответствие специальному R-критерию, который вычисляется по формуле:

    (1)

где n_i — количество сотрудников в подразделениях компании; m_i — количество связей сотрудников; k_i — количество ступеней иерархии в подразделениях компании; y_i — удельная отдача от каждого сотрудника.

Фактически, критерий R представляет собой показатель эффективности работы организации в целом. При этом в качестве первого приближения, не учитываются члены совместной работы, представляющие собой соответствующим образом нормированные произведения однородных показателей. Во втором приближении не учитываются произведения разнородных показателей. Однако и теми, и другими для упрощения рассмотрения можно пренебречь.

Критерий R является четырехмерным, и график (в легко представимом виде) построить затруднительно, в связи с чем для его анализа можно воспользоваться известным положением психологии о том, что количество легко осознаваемых показателей для среднего человека лежит в интервале от 5 до 7. Так, можно принять среднее количество связей сотрудников m_i равным 6, к чему, соответственно, необходимо стремиться топ-менеджеру при реконструировании структуры своей организации. Из опыта для большинства успешно функционирующих компаний можно вывести среднее соотношение между количеством сотрудников и числом ступеней иерархии:

   (2)

Принимая отдачу от сотрудников максимальной и равной 1 и преобразуя конечные ряды с помощью стандартных формул для сумм конечных рядов, можно реконструировать выражение (1) к виду:

R = (2N +1) / 3   (3)

Пример использования R-критерия можно получить, анализируя работу нескольких организаций, для которых известны показатели уровня отдачи и численность персонала. Данные для 120 организаций из отраслей металлургии и телекоммуникаций[8]  обработаны путем нормирования на среднее значение и по численности персонала на основании формулы (3), величины отдачи рассчитаны и сравнены с экспериментальными значениями. Полученные данные представлены на рис. 3. Коэффициент корреляции составляет 0,926 и существенен для уровня значимости 0,01.

Рис. 3. Сопоставление расчетных и экспериментальных показателей эффективности работы организации

Поскольку проверка частного случая применения R-критерия показала справедливость данных выкладок в частном случае, то его применение можно считать правомочным для анализа состояния организации. При этом можно руководствоваться экспериментально установленным нижним пределом для R-критерия — величиной, равной 0,1, так как подавляющее большинство успешно работающих организаций существует именно в диапазоне до этого предела. Таким образом, если вычисленное значение R-критерия лежит в интервале свыше 0,1, то организацию дополнительно изменять не нужно. Если нет — то нужно дополнительно преобразовывать структуру с целью ее оптимизации. Интересным также является случай более высоких величин R-критерия — больше 5, так как в этих организациях, очевидно, применяется более четко отработанная система мотивации, но это, к сожалению, очень трудно выяснить без комплексного обследования организации. Многие талантливые менеджеры-практики весьма удачно выбирают модели и приемы мотивации для конкретных условий деятельности своей организации, но эти действия не имеют необходимой общности и не могут быть распространены на другие случаи. Для формирования общего подхода нужно пользоваться стандартной процедурой (например, описанной в настоящей работе) построения структуры организации на основе системы мотивации.

Важной составляющей реструктуризации организации с целью повышения ее эффективности является осознанный и обоснованный выбор комплекса моделей мотивации, наилучшим образом удовлетворяющих требованию обеспечения процветания компании.

В последнее время возрос интерес к различным моделям и теориям мотивации, обращенным на «высокие» уровни человеческого сознания. Анализ некоторых случаев из практики топ-менеджеров и менеджеров среднего звена динамично развивающихся компаний позволяет сделать вывод о существовании еще одной причины, заставляющей этих, весьма мотивированных, людей действовать еще более продуктивно и целенаправленно.

Дальнейший опрос квалифицированных специалистов компаний и менеджеров среднего звена показал, что этот фактор характерен и для них. Речь идет о мотивации людей уровнем мотивации. Это означает, что индивид с высоким уровнем осознания себя как активного и сознательного члена общества, испытывает гордость и удовлетворение от того факта, что мотивирующие факторы для него лежат не в области простых, «приземленных» теорий мотивации, связанных с материальной стороной бытия (в классификации табл. 1 — группы 4 и 5), а в области «высоких» уровней мотивации, в полном соответствии с теорией Л. Выготского (в классификации табл. 1 — группы 2 и 3, в особенности группа 1). Именно это является для многих весьма сильным мотивирующим фактором, так как выделяет их из большого числа им подобных, подчеркивает их интеллектуальное превосходство и дает им ощущение полноты и значимости жизни.

Теория мотивации уровнем мотивации весьма действенна в тех случаях, когда все известные приемы исчерпаны, а менеджер, занимающийся проблемами персонала, нуждается в дополнительном улучшении работы компании, или когда логика построения структуры компании на основе системы мотивации требует дополнительного этапа.

Схематическое изображение ситуации, в которой оказывается индивид, для которого наиболее важной является мотивация уровнем мотивации, представлен на рис. 4.

Из рис. 4 видно, что процесс является «самостимулирующим», и при величине коэффициента усиления, существенно превышающем единицу, психика индивида может «пойти вразнос», что одинаково опасно как для него самого, так и для управляемой им организации. Поэтому важнейшим требованием «техники безопасности» при использовании данной модели мотивации является применение такой величины коэффициента усиления, которая превышает единицу на столь малую величину, что скорость развития процесса усиления мотивации индивида должна соответствовать или лишь немного превышать скорость развития общества в целом или той его части, в которой действует рассматриваемая организация. как показывают опросы, такой подход наиболее приемлем к самомотивации для топ-менеджеров компаний.

Применение предложенных выше подходов к построению структуры организации на основе анализа системы мотивации и моделей мотивации персонала позволит улучшить управляемость и, соответственно, конкурентное положение организации при прочих равных условиях. Это, в свою очередь, облегчит работу топ-менеджеров компаний, менеджеров по персоналу и даст им ориентиры в их практической деятельности на благо своей организации и общества в целом.

Рис. 4. Модель поведения индивида в условиях мотивации по предложенной модели

1 R.R.Blake and J.S.Mouton. The Managerial Grid Figure. Houston, Gulf Publishing Company,1991.

2 Вильчек В.М. Алгоритмы истории. — М.: Издательство «Прометей», 1989.

3 Шкута А.А. Практическое мышление менеджера. — М.: Издательство «Финпресс», 1998.

4 Олдкорн Р. Основы менеджмента. — М.: Издательство «Финпресс», 1999.

5 Цыпкин Ю.А., Люкшинов А.Н., Эриашвили Н.Д. Менеджмент. — М.: Издательство ЮНИТИ, 2001.

6 Иноземцев В.Л. Современное постиндустриальное общество: природа, противоречия, перспективы. — М.: Издательство «Логос», 2000.

7 Сурков С.А. Управление брэндом и организационная культура. — Брэнд-менеджмент, № 2, 2002.

8 Металлургическая промышленность России. Статистический справочник. — М.: 2000. Телекоммуникации в России. Статистический справочник. — М.: 2000.

Отдельные номера журналов Вы можете купить на сайте www.5B.ru
Оформление подписки на журнал: http://dis.ru/e-store/subscription/