Д.Ф. Рысина,
юрист, эксперт
Сборник межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по комплектованию и учету кадров отводит кадровику на оформление документов при приеме на работу:
- одного служащего — 0,74 ч;
- одного рабочего — 0,46 ч.
В состав этих работ входит:
1. Ознакомление с соответствующими документами (паспортом, трудовой книжкой, дипломом или свидетельством об образовании и пр.) и на их основании заполнение приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1).
Согласно части первой статьи 65 Трудового кодекса РФ в перечень документов, предъявляемых лицом, поступающим на работу включены:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовая книжка;
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
Лицо, впервые поступающее на работу, не может представить трудовую книжку. В этом случае инспектор по кадрам должен завести трудовую книжку и внести в нее соответствующие записи. На выписку одной трудовой книжки по пока еще действующему образцу дополнительно отводится 0,11 ч. Что касается оформления лица, не имеющего страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, то подготовка документов на регистрацию лица в Пенсионном фонде РФ и получение страхового свидетельства, как правило, возлагается на бухгалтерию.
Унифицированная форма № Т-1 длительное время представляла собой сложный бланк, на заполнение которого уходило значительное время. С 06.04.2001 она упростилась, а следовательно, сократилось время на составление приказа о приеме на работу. В том случае, когда приказ составляется по сводной форме № Т-1а на нескольких работников, время, отведенное на оформление документов при приеме на работу, «разносится» по каждому работнику.
2. На основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, диплома или свидетельства об образовании, личного листка (у служащих), военного билета (у военнообязанных), приказа (распоряжения) о приеме на работу) производится заполнение личной карточки (форма № Т-2).
В отличие от формы личной карточки 1986, 1989 и 1997 годов, длительное время применявшейся без особых изменений, форма 2001 года с одной стороны усложнилась за счет включения новых реквизитов, с другой — упростилась благодаря исчезновению ряда граф и колонок. В целом, время на первичное заполнение личной карточки (при приеме на работу) должно остаться прежним.
3. Заполнение алфавитной карточки (форма № Т-3) (фамилия, имя, отчество, цех (отдел) или участок, занимаемая должность или профессия, табельный номер) и размещение в картотеке.
Обязательность составления алфавитной карточки предусмотрена нормативными правовыми актами отдельных государственных органов и органов местного самоуправления для государственных и муниципальных служащих. Что же касается организаций, то кадровые службы самостоятельно решают, заводить или не заводить алфавитные карточки — все зависит от того, какое количество работников работает в организации, так как основной задачей карточек является упрощение поиска личных дел. При малой численности работников ведутся алфавитные книги учета личных дел. В настоящее время № Т-3 присвоен унифицированной форме штатного расписания. Что же касается алфавитных карточек, то для их составления, как правило, используются старые формы. В том случае, если в организации не предусмотрено ведение алфавитных карточек, время на оформление документов при приеме на работу сокращается, правда незначительно.
4. Заполнение учетной карточки специалиста с высшим образованием (форма № 206) и ее размещение в картотеке. Заполнение учетной карточки специалиста со средним специальным образованием (форма № 210) и ее размещение в картотеке.
Ведение учетных карточек было обязательным во всех организациях до 90-х годов. Государство желало знать сколько у него специалистов с высшим и сколько со средним образованием. Учетные карточки были введены для того, чтобы в любой момент кадровик мог составить отчет о составе и численности специалистов. В настоящее время потребность в ведении таких документов отпала, да и формы № 206 и 210 сильно устарели: поскольку последние варианты форм были утверждены в 1988 году, то их заполнение сегодня противоречило бы и Конституции РФ, и Трудовому кодексу РФ. Таким образом, из общего норматива времени на оформление документов при приеме на работу исключается время на ведение учетных карточек.
Однако в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях это время исключать из общей нормы не следует, так как кадровые службы этих учреждений и организаций должны заполнять учетные карточки научных, научно-педагогических работников, которые ведутся наряду с личными карточками.
5. Составление приказа (распоряжения) о зачислении на работу, в котором указываются фамилия, имя, отчество работника, принимаемого на работу, занимаемая должность (профессия), разряд или оклад, цех (отдел), дата зачисления и при необходимости — период испытательного срока.
Речь идет именно о приказе (распоряжении) о зачислении на работу. Если раньше приказ, оформляющий поступление работника на работу, составлялся и по унифицированной форме № Т-1 (для первичного учета), и по простой форме, то сейчас, большинство организаций в силу требований законодательства о бухгалтерском учете использует только унифицированную форму № Т-1.
6. На основании приказа (распоряжения) — запись в трудовой книжке даты зачисления на работу, профессии или должности, цеха (отдела), даты и номера приказа (распоряжения) о приеме на работу. Отметка о приеме на работу в журнале (книге) о приеме.
До тех пор, пока во исполнение статьи 66 Трудового кодекса РФ не будет утверждена новая форма трудовой книжки, время, затрачиваемое на внесение сведений в ныне использующиеся бланки, остается прежним. Если в новых бланках будут введены дополнительные графы, подлежащие заполнению при приеме на работу, временные затраты, скорее всего, увеличатся.
Не во всех организациях ведутся журналы (книги) о приеме на работу. Действующим законодательством на работодателя не возлагается обязанность по ведению этих документов. Организация самостоятельно решает вопрос применения книжно-журнальной формы учета приема на работу. Для небольших организаций ведение книги (журнала) нецелесообразно. Смысл вести учет приема на работу с помощью книжно-журнальной формы есть только для организаций с большой численностью рабочих.
7. Оформление личного дела на служащего. Подшивка в папку-скоросшиватель личного листка по учету кадров, заявления о приеме на работу, автобиографии и других документов, относящихся к служебной деятельности работника. Составление описи документов, находящихся в личном деле. Нумерация, регистрация и укладка личного дела в сейф. Составление отчета о приеме на работу. Ознакомление работника с правилами трудового распорядка. Заполнение контрольного листка по технике безопасности.
Состав личного дела до настоящего времени четко не определен. Первоначально в личное дело подшиваются анкетно-биографические документы, а также документы (выписки из них или их копии), явившиеся основанием для приема работника на работу. Основными документами являются: автобиография, личный листок для учета кадров (или анкета), заявление о приеме на работу, копия документа об образовании, выписка из приказа (распоряжения) о приеме на работу, личная карточка. Кроме того, в личное дело могут быть вложены характеристики и рекомендательные письма, а также иные документы, имеющие отношение как к предыдущей трудовой деятельности, так и к настоящей. Требования к составлению описи документов, находящихся в личном деле, оформлению обложки личного дела и хранению (в сейфе, обеспечивающем сохранность и ограничивающем доступ к документам для посторонних лиц) остались прежними.
Раньше обязанностью администрации предприятия являлось ознакомление работника только с правилами внутреннего распорядка. Сейчас работодатель, в силу требований статьи 68 Трудового кодекса РФ, наряду с правилами внутреннего трудового распорядка обязан ознакомить работника с коллективным договором, с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также иными документами, имеющими отношение к трудовой функции работника. К числу последних относятся положение о структурном подразделении, в штат которого зачисляется работник, должностные или производственные (по профессии) инструкции, профессиональные стандарты. Если в организации действует Положение о персонале, Положение об оплате труда персонала, Положение о мотивации персонала, кадровик обеспечивает ознакомление работника с этими управленческими документами, хотя они и не имеют непосредственного отношения к трудовой функции работника. |
