Нормы времени на оформление перевода в другое подразделение, на должность

юрист, эксперт

На оформление перевода в другое подразделение или на другую должность Сборником межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по комплектованию и учету кадров отводится 0,38 ч на одного работника.

В состав этих работ входят следующие операции:

1. На основании приказа (форма N Т-5) запись о переводе в трудовой книжке, личной карточке (форма N Т-2), алфавитной карточке (форма N Т-3), в личном деле и в журнале переводов.

Основанием для перевода работника является приказ (распоряжение), составляемый по унифицированным формам N Т-5 или Т-5а. Сведения о переводе заносятся в трудовую книжку работника, а также в раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу» личной карточки формы N Т-2. С записью в трудовой книжке и личной карточке работник должен быть ознакомлен под расписку в личной карточке.

Алфавитные карточки, как уже разъяснялось¹, ведутся далеко не в каждой организации. Их основное предназначение — упрощение поиска личных дел работников. Если инструкцией по кадровому делопроизводству в организации не предусмотрено ведение алфавитных карточек, то время на оформление перевода должно сократиться.

Отметки о переводе работника проставляются на обложке личного дела, а также в журнале переводов. Последний составляется по следующей форме:

Если в организации не предусмотрено ведение такого журнала, то нормы времени, затрачиваемого на оформление перевода работника, также уменьшаются.

2. Составление приказа о переводе.

Для составления приказа (распоряжения) о переводе применяются унифицированные формы N Т-5 или Т-5а. Поскольку унифицированные формы значительно упростились со времени введения в действие Сборника, то время, затрачиваемое на составление приказа (распоряжения), сократилось.

Согласно статье 72 ТК РФ перевод на другую постоянную работу в той же организации по инициативе работодателя, то есть изменение трудовой функции или изменение существенных условий трудового договора, допускается только с письменного согласия работника. Не является переводом на другую постоянную работу и не требует согласия работника перемещение его в той же организации на другое рабочее место, в другое структурное подразделение этой организации в той же местности, поручение работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения трудовой функции и изменения существенных условий трудового договора.

Статьей 73 ТК РФ предусмотрено, что изменение определенных сторонами существенных условий трудового договора по инициативе работодателя возможно по причинам, связанным с изменениеморганизационных или технологических условий труда. В этом случае работник продолжает работу без изменения трудовой функции. О введении указанных изменений работник должен быть уведомлен работодателем в письменнойформе не позднее, чем за 2 месяца до их введения, если иное не предусмотрено Трудовым кодексом РФ или иным федеральным законом.

Для того, чтобы перевод был правомерным, кадровику необходимо получить письменное согласие работника. Ранее применявшиеся формы приказа визировались руководителями структурных подразделений (прежнего и нового места работы — если осуществлялся перевод в другое подразделение). Сейчас предусмотрено только место для подписей руководителя организации и переводимого работника.

Кадровая практика выработала два варианта получения согласия работника:

• первый — согласие оформляется подписью работника на приказе (распоряжении) о переводе;
• второй — согласие оформляется в виде отдельного документа (уведомления), на который в приказе (распоряжении) о переводе делается соответствующая ссылка.

3. Инструктаж вновь принятых и переводимых работников.

С переведенным в новое подразделение или на другую должность работником проводится соответствующий инструктаж по правилам охраны труда, противопожарному минимуму и др. Между тем, работнику еще предстоит подписать новую должностную или производственную (по профессии) инструкцию, ознакомиться с положением о новом структурном подразделении (в случае перевода в другое подразделение). Если, например, новая должность связана с доступом к коммерческой тайне, то необходимо обеспечить ознакомление работника с положением о коммерческой тайне, а также оформить допуск к конфиденциальным сведениям. Таким образом, время на инструктаж работника, особенно переводимого на новую должность, увеличивается по сравнению с отведенным Сборником.

Однако есть еще и иные основания увеличения отведенных Сборником норм времени. Так, при нормировании времени на работу по оформлению перевода работника не были учтены операции по подшивке приказа (распоряжения) о переводе «в дело», оформлению соглашения о внесении изменений в трудовой договор, а также по внесению соответствующих изменений в штатное расписание.

Сборник межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по комплектованию и учету кадров нормирует время на оформление еще одного перевода — перевода рабочего, получившего высшее или среднее специальное образование, на должность служащего. В состав этой работы, на выполнение которой отводится 0,28 ч (на одного рабочего), входят следующие операции:

1. На основании документа об образовании, заявления, приказа (форма N Т-5) запись о переводе на должность служащего в личной карточке (форма N Т-2), алфавитной карточке, трудовой книжке и журнале.

Инициатива о переводе рабочего на должность служащего, сейчас, как правило, исходит от работника. Однако обязанность по отслеживанию изменения уровня образования работников и выдвижении инициативы о переводе рабочих, получивших дипломы о высшем или среднем профессиональном образовании на имеющиеся вакантные должности, может возлагаться на отдел кадров положением об этом подразделении.

Для оформления перевода рабочего кадровику необходимо на основании приказа (распоряжения) внести соответствующие записи в трудовую книжку и личную карточку, а если в организации ведутся алфавитные карточки и журналы переводов, то в них также проставить соответствующие отметки (состав этих операций анализируется выше).

2. Подшивка приказа (распоряжения) «в дело».

Приказ (распоряжение) о переводе работника подшивается «в дело». Инструкцией по кадровому делопроизводству в организации может быть предусмотрено размещение приказа (распоряжения) о переводе в специальное дело; в этом случае в личное дело работника помещается выписка из приказа (распоряжения). Такая выписка также делается в том случае, когда приказом (распоряжением) оформляется перевод сразу нескольких работников (по унифицированной форме N Т-5а).

3. Составление приказа и внесение изменения в штатное расписание.

Приказ (распоряжение) о переводе составляется в порядке, изложенном выше. По общему правилу для внесения изменений и дополнений в штатное расписание необходимо издание руководителем организации специального приказа. Однако инструкцией по кадровому делопроизводству может быть предусмотрено, что корректировка штатного расписания осуществляется на основании приказа (распоряжения) о переводе. В этом случае в унифицированную форму N Т-5 или Т-5а нужно включить дополнительные графы и строчки для отражения распорядительного действия — внесения изменений в штатное расписание организации.

4. Приглашение работника, выдача ему бланков для заполнения и объяснение, как заполнять бланки.

В настоящее время составление особых документов для оформления перевода такого рода не требуется. Однако в рамках перехода из категории рабочих в категорию служащих может быть предусмотрено тестирование работника (своего рода мини-аттестация), результаты которого позволят оценить профессиональные, деловые и нравственные качества, а также сделать выводы о соответствии профессионального и квалификационного уровня работника новой должности. Но эта операция должна предшествовать составлению приказа и оформлению перечисленных выше документов.

1 См. «КП» N 10, 2002, С. 72.

Отдельные номера журналов Вы можете купить на сайте www.5B.ru
Оформление подписки на журнал: http://dis.ru/e-store/subscription/