начальник Центра тестирования Иркутской государственной экономической академии,
к.э.н.
Для составления должностных инструкций в условиях автоматизации разработана автоматизированная система составления документа «Описание должности». В ее основу положена методика, позволяющая варьировать как количество блоков названного документа, так и их содержание, что характеризует ее как универсальную.
В автоматизированной системе составления «Описания должности» (далее, наряду с полным названием системы будет использоваться сокращенное наименование - АССОД) отсутствует жесткая привязка к типовым должностным инструкциям. Каждое предприятие имеет возможность формировать должностные инструкции с учетом своих специфических особенностей в производственной и управленческой сферах.
АССОД предназначена не только для составления в условиях компьютерных технологий должностных инструкций, но и такого документа, как «Квалификационные требования к должности». Более того, она может быть использована на любом предприятии независимо от формы собственности, специфики производства, количества работников и т.д.
Цель АССОД — унифицировать процедуры, связанные с подготовкой должностных инструкций и их использованием для решения смежных задач: аттестации, найма и отбора, продвижения по служебной лестнице и других.
Реализованная в автоматизированной системе методика составления должностных инструкций и квалификационных требований к должности позволяет формировать эти документы с использованием разного уровня дифференциации.
Так, классический вариант должностной инструкции включает блоки:
- общие положения (место должности в организационной структуре предприятия, цель, подчиненность, замещения);
- обязанности;
- права;
- ответственность.
В квалификационные требования к должности, как правило, включаются следующие разделы:
- знания;
- опыт;
- умения;
- информационные связи;
- психофизиологические и профессиональные требования к должности.
Вариант должностной инструкции с включением полного набора блоков как первого, так и второго документа, именуется «Описание должности», а вариант инструкции с гибким формированием ее структуры с учетом использования отдельных блоков первого и второго вариантов может быть назван «Краткое описание должности».
Для формирования должностных инструкций и квалификационных требований к должности могут быть использованы три технологические схемы:
1. Централизованная. Все работы по первоначальному формированию инструкций и квалификационных требований и их последующему редактированию в связи с производственной или организационно-структурной необходимостью сосредоточены в одном месте, например, в кадровой службе. В этом случае более удобно будет обеспечить и сохранить упорядоченность этого процесса. Данная технология целесообразна на небольших предприятиях. Однако в процессе реального решения этой задачи должны быть предусмотрены консультации со специалистами конкретных структурных подразделений.
2. Децентрализованная. Все должностные инструкции и квалификационные требования составляются в линейных подразделениях при непосредственном участии самих работников. В этом случае ответственность за данный процесс и функции последующего редактирования возлагаются на руководителей соответствующих подразделений. Кстати, этот факт должен быть отражен в самих документах.
3. Смешанная. Функции по составлению и последующему изменению должностных инструкций и квалификационных требований распределяются между линейными подразделениями и кадровой службой. Причем, чтобы этот процесс не стал итерационно бесконечным, необходимо установить:
- за какие разделы отвечают линейные подразделения, а за какие — кадровая служба;
- за кем (за кадровой службой или линейными подразделениями) закрепляется процедура определения окончательного варианта должностной инструкции и (или) квалификационных требований к должности;
- какое количество процедур согласования между кадровой службой и линейными подразделениями необходимо, прежде чем будет принято решение об окончательном (на текущий момент) варианте должностной инструкции и (или) квалификационных требований к должности.
Важно заметить, что в принципе, независимо от принятой технологии, алгоритм формирования инструкций и требований останется единым; изменится только организационная сторона вопроса (рис. 1).
Рис.1 Технологические схемы формирования должностных инструкций и квалификационных требований
Взаимосвязь пользователей автоматизированной системы, функционирующей по первой технологии, с доступной информацией и процедурами ее обработки приведена в таблице 1.
Таблица 1
Для второй и третьей технологий доступ к информации и процедура работы с ней вытекают непосредственно из описания этих технологий. Должностные инструкции и квалификационные требования имеют прямую связь со штатным расписанием предприятия, то есть являются характеристиками определенного рабочего места. Как влияют изменения в структуре штатного расписания на содержание должностных инструкций и квалификационных требований видно из таблицы 2.
Таблица 2
Независимо от вида изменения штатного расписания в АССОД должна быть предусмотрена (при необходимости) возможность редактирования любых должностных инструкций и квалификационных требований. В процессе выполнения этих процедур следует учитывать несколько особенностей.
1. Нужно различать такие нюансы в названии должности, как, например, «экономист по стратегическому планированию», «экономист-аналитик», «экономист по труду» и т.д. Важна не только комбинация «должность» + «название отдела», но еще и специализация, поскольку это может иметь принципиальное значение для определения прав, обязанностей, ответственности и других элементов статуса работника.
2. Не во всех случаях изменения в штатном расписании должностные инструкции и квалификационные требования нуждаются в принципиальном редактировании.
3. Поскольку описание должности, как документ, «привязано» к штатному расписанию, то любые его изменения должны быть экономически обоснованы и целесообразны с производственной или организационно-структурной точки зрения. В противном случае при частых «перетрясках» штатного расписания придется постоянно пересматривать должностные инструкции и квалификационные требования, а следовательно основная цель этих документов — регламентация труда конкретного работника — будет непостоянной и все их блоки станут уже только условно регламентированными. В этом случае трудно будет проконтролировать и оценить деятельность работников, поскольку здесь возможно возникновение, например, таких ситуаций, как отсутствие в должностной инструкции определенной информации на какую-либо дату, или иная формулировка некоторых положений инструкций также на указанную дату и т.д. Таким образом, чем меньше разнообразия в системе, тем легче ею управлять.
С точки зрения алгоритмических особенностей, в АССОД необходимо учесть следующие моменты.
1. Все изменения, вносимые в должностные инструкции и квалификационные требования, а также другие особенности, должны быть каким-либо образом отмечены. Причем отметки должны быть едиными для всех должностей и учитывать электронный и бумажный варианты документа. Например, в бумажном варианте возможно использование разных шрифтов и обозначений. В компьютерном — еще и выделение цветом. Известно, что структурированная информация воспринимается и запоминается лучше сплошного текста. Это позволит работнику сразу сосредоточить внимание на такого рода отметках и отнестись к соответствующей информации серьезно. Естественно, что при наличии цветных принтеров можно сохранить и цветность обозначений.
В качестве примеров обозначений, которые могут быть использованы, в частности, при составлении должностных инструкций, приведем следующие:
! - Обращать особое внимание
^ - Делегировать полномочия
New - Новые изменения
? - Не забывать выполнять ежедневно
Кi - Конфиденциальная информация
2. Важным является учет дат утверждения должностных инструкций и квалификационных требований (или общего документа — описания должности) и внесения изменений в них. Должен быть предусмотрен некоторый файл, в котором бы сохранялась такая информация, как название инструкции (квалификационных требований или описания должности), дата утверждения или внесения изменения, характер изменений (название блока плюс, что изменено, добавлено или удалено). Наличие подобного файла, на первый взгляд, может показаться излишним. Но поскольку должностные инструкции и квалификационные требования являются документами, регламентирующими деятельность конкретного работника, то могут возникнуть различные спорные с юридической точки зрения ситуации. И здесь информация может оказаться бесценной. Данный файл должен формироваться автоматически в процессе работы с конкретной должностной инструкцией или квалификационными требованиями. Поскольку информация из файла является конфиденциальной, то для всех пользователей, имеющих к нему доступ (а их количество должно быть сокращено до минимума), разрешенным может быть только режим просмотра (то есть доступ к редактированию категорически запрещается; в противном случае вся эта информация теряет смысл).
3. Количество согласований между кадровыми службами и линейными подразделениями по поводу конкретных должностных инструкций и (или) квалификационных требований в период начального их формирования должно быть конечным и четко заданным. Также должна быть определена технология данной процедуры (кто, в какие сроки и какие требования может предъявлять относительно содержания этих документов).
4. Должностная инструкция и квалификационные требования относятся к документам, которые подлежат утверждению. Поэтому при оформлении их конечного варианта необходимо учесть требования ГОСТа, предъявляемые к такого рода документам. После внесения изменений в действующую должностную инструкцию она должна быть утверждена повторно. Для документов, подлежащих утверждению, датой начала их действия является дата утверждения. Аналогичные требования к оформлению имеют и другие документы — квалификационные требования или описание должности.
Структура информационной базы в АССОД представляется в следующем виде:
- справочник должностей;
- справочник подразделений;
- справочник блоков должностных инструкций и квалификационных требований к должности.
В справочник блоков должностных инструкций и квалификационных требований входят:
Таблица 3
Все виды справочников для удобства пользования должны быть упорядочены по каким-либо признакам. Самым простым и естественным является алфавитный порядок. Однако могут быть использованы и другие признаки, например, сначала — по группам функций (работа с людьми, работа с техникой, работа с информацией и т.п.), а внутри такой группы уже по алфавиту.
Блоки должностной инструкции «подчиненность» и «замещения» по сути не являются справочниками и их формирование осуществляется при использовании организационно-структурной схемы предприятия. Эти блоки заслуживают особого внимания. Они традиционно имеют словесную форму описания. Но при наличии графической организационно-структурной схемы предприятия целесообразно и более наглядно представлять эти блоки именно графически. Таким образом, они будут фрагментами общей схемы, на которой к тому же очень легко и наглядно показать и подчиненность, и замещения. Пример показан на рис. 2.
Рис.2. Фрагмент должностной инструкции для блоков «подчиненность» и «замещения»
Преимущество такой схемы заключается в том, что на ней изображено не только «ближайшее окружение» должности, но и более широко показано место должности в общей схеме. Это позволяет в случае необходимости обратиться к вышестоящим должностным лицам, соблюдая установленный уровень иерархии.
В связи со структурированностью хранения информации о должностных инструкциях и квалификационных требованиях к должности в условиях АССОД каждый из блоков может быть использован для решения ряда следующих задач:
Таблица 4
Принцип использования этой информации можно показать на примере блока «обязанности» для задачи «аттестация персонала» (рис. 3).
Рис. 3. Принцип использования информации из блока «обязанности» для задачи «аттестация персонала»
| 
