График отпусков: за несколько недель до утверждения

Д.Л. Щур,
начальник юридического отдела
Издательско-консультационного центра «Дело и сервис»
 
Опубликовано в номере: Кадры предприятия №11 / 2003

Дискуссии о том, является ли график отпусков обязательным, постепенно угасают и перестают занимать умы кадровиков. В небольших компаниях к его составлению подходят формально и предоставляют отпуска как и раньше — по договоренности с каждым работником. В средних и крупных организациях отношение к этому документу более серьезное — к установлению очередности отпусков подходят взвешенно и после всех согласований и утверждения стараются строго придерживаться ее, выполняя требования части второй статьи 123 Трудового кодекса РФ, гласящей: «график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника».

Необходимо успеть

До утверждения графика отпусков на 2004 год остался месяц с небольшим. Поскольку в соответствии с частью первой статьи 123 Трудового кодекса РФ он должен быть утвержден работодателем не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года, срок, когда руководитель организации должен поставить свою подпись в грифе утверждения, истекает 17 декабря.

Несмотря на то, что до этого кажется еще так далеко, а работы в отделе кадров всегда достаточно, время заняться графиком уже наступило. Если в вашей компании работает более 30 человек, вы просто не имеете права подойти к этому вопросу «спустя рукава» и ограничиться произвольным внесением в унифицированную форму № Т-7 фамилий и дат. Для того, чтобы правильно установить очередность, вам, в первую очередь, нужно узнать пожелания работников. На то, чтобы их собрать уйдет не одна неделя; на обобщение намерений работников и увязку их с производственными планами и требованиями законодательства — еще столько же. Значительная часть времени понадобится и на расчет продолжительности отпуска каждого работника. Если у вас отсутствует взаимопонимание с вашим профсоюзом, добавляйте еще время, необходимое на получение его мнения и учет такового (если будут представлены возражения).

В результате неправильно спланированной работы по подготовке графика отпусков вы можете попросту опоздать и нарушить часть первую статьи 123 ТК РФ. Такое опоздание чревато для работодателя неблагоприятными последствиями. Прежде всего утверждение графика отпусков позднее установленного срока является поводом для предъявления работниками претензий работодателю, а также для обращения в государственную инспекцию труда. По мнению В.И. Миронова запоздалое утверждение графика отпусков «позволяет работникам требовать переноса времени начала отпуска с учетом времени, на которое работодатель просрочил утверждение графика отпусков»¹. Однако не всегда работники заинтересованы в таком смещении очередности предоставления отпусков. Нередко коллектив разбивается на два «лагеря» — один удовлетворен той очередностью, которая установлена, и возражает против ее смещения, другой, пользуясь тем, что работодатель нарушил сроки, установленные частью первой статьи 123 ТК РФ, пытается «выторговать» для себя более удобное время использования отпусков. Начальнику отдела кадров, не сталкивавшемуся с конфликтами такого рода, необходимо принять к сведению, что споры в связи с запоздалым утверждением графиков отпусков:

а) чаще всего возникают в организациях, где нет профсоюзов;

б) преимущественно начинаются с периодом массовых отпусков, т.е. тогда, когда изменение графика отпусков крайне нежелательно для организации. Зная об этом, работники намеренно оттягивают время оглашения своего недовольства, поскольку рассчитывают на значительные уступки работодателя, не заинтересованного в конфликте, обусловленном «авральным» пересмотром отпусков, а также не желающего быть привлеченным к административной ответственности за нарушение части первой статьи 123 ТК РФ.

Если составление графика отпусков в установленные сроки невозможно по объективным причинам (например, в конце текущего года имеет место реорганизация юридического лица, проводятся организационно-штатные мероприятия, компания переезжает в другую местность и т.д.) следует позаботиться о составлении оправдательного документа. В определенной степени начальник отдела кадров обезопасит себя, если направит руководителю организации служебную записку, обосновывающую необходимость переноса даты утверждения графика, а руководитель — организацию, если издаст приказ о переносе срока утверждения графика отпусков в связи со сложившимися обстоятельствами.

Организация, создаваемая в текущем году, не может в полной мере выполнить требование части первой статьи 123 Трудового кодекса РФ о составлении графика отпусков на текущий год. Следовательно, в данном случае, и это, пожалуй, единственное исключение, работодатель вправе самостоятельно решить утверждать ему график отпусков или нет.

Если инструкцией по кадровому делопроизводству или иными локальными нормативными актами не определены сроки, когда работники отдела кадров должны приступить к составлению графика отпусков, — об этом им может напомнить руководитель организации. Следует отметить, что специального распорядительного акта, предписывающего приступить к разработке графика, не требуется. Однако, поскольку чаще всего на своевременные просьбы отдела кадров представить свои соображения руководители структурных подразделений реагируют вяло, а затем в авральном порядке просто ставят своих подчиненных перед фактом — «Ты идешь в отпуск в ноябре», вмешательство первого лица организации или его заместителя можно назвать целесообразным.

Приказ о составлении графика отпусков может быть оформлен по образцу, приводимому в разделе «Бумаги».

Необходимо определить схему

Схемы составления графика отпусков желательно закрепить в локальных нормативных актах организации, например, в Правилах внутреннего трудового распорядка, в Положении о персонале и т.п. Порядок составления графика может быть закреплен и в коллективном договоре — особенно это целесообразно в организациях с влиятельными профсоюзами. Процедура разработки этого документа может быть изложена и в локальной инструкции по кадровому делопроизводству.

Проанализируем наиболее распространенные схемы составления графика отпусков.

Схема 1. В организации, которая структурирована на подразделения, в каждом подразделении готовится свой график отпусков, определяющий очередность ухода в отпуск работников данного подразделения. Эта схема применяется на многих предприятиях и считается наиболее удобной при большом количестве персонала.

Руководители отделов, департаментов, цехов и т.д. изначального готовят графики на вверенные им подразделения, и именно с этих служащих начинается определение очередности предоставления отпусков.

Составленные руководителями структурных подразделений графики по подразделениям (их правильнее назвать «проекты графиков») передаются в отдел кадров, специалисты которого приступают к «увязыванию» пожеланий работников с производственными задачами и требованиями законодательства. Если желание работника выполнить невозможно или проблематично, отдел кадров проводит беседу с ним и с руководителем структурного подразделения. Ограничиваться согласованием проекта графика только с работниками не рекомендуется: во-первых, руководитель подразделения так или иначе при его составлении планирует работу всего подразделения; во-вторых, смещение времени отпусков одних работников, может повлечь изменения для других.

Схема 2. Эта схема предварительной работы по подготовке графика отпусков предполагает опросы всех работников организации. Как правило, она применяется на средних и малых предприятиях. Если компания структурирована на единицы, то опять же, основное бремя на выяснение и сбор пожеланий работников ложится на плечи линейных менеджеров (руководителей структурных подразделений (начальников, заведующих) служб, отделов, секторов и т.д.).

Опрос могут самостоятельно провести и работники отдела кадров. Но исключать из этого процесса руководителей структурных подразделений не следует — именно они, исходя из производственной необходимости, определяют возможность использования работниками их отпусков.

Самое большое количество споров в связи с графиками обусловлено тем, что сотрудники отдела кадров, порой, не желая обременять себя дополнительной работой, а иногда просто из-за нехватки времени, устанавливают очередность отпусков на основании устных пожеланий работников. Как именно доказать, что работник принимал участие в подготовке графика? Конфликты по поводу того, что «мое мнение и пожелание не было учтено», не раз рассматривались в судах, и, чаще всего, в тех случаях, когда намерения и согласие работника уйти в отпуск еще на этапе разработки графика не подтверждались письменными доказательствами, решения принимались не в пользу работодателей. Здесь следует обратить внимание на то, что ни Трудовой кодекс РФ, ни иные акты трудового законодательства не обязывают работодателя в письменной форме фиксировать пожелания работников и вообще протоколировать ход составления графика отпусков. Суд, основываясь на нормах процессуального законодательства, должен одинаково оценить как не имеющие письменного подтверждения заявления работника о том, что у него не выяснили его пожелания, так и выраженное в письменной форме пожелание работника, сопровождаемое пояснениями, что отдел кадров «заставил» под страхом увольнения. Вместе с тем, сотрудникам отделов кадров не следует уповать на это, и нужно постараться спрогнозировать поведение отдельных работников при несогласии их с установленной очередностью отпусков. Если вероятность споров велика — целесообразно при сборе графиков отпусков структурных подразделений или записок работников, оформлении результатов опросов персонала, позаботиться о том, чтобы пожелание работника подтверждалось его подписью. Если же оно не учтено (в силу различных обстоятельств), целесообразно получить письменное подтверждение того, что работник не возражает против предложенного ему периода отдыха.

Следует отметить, что есть категория работников, письменное подтверждение пожеланий которой не столько желательно, сколько необходимо отделу кадров. Речь идет о тех работниках, которым работодатель, руководствуясь частью третьей статьи 123 Трудового кодекса РФ, обязан предоставить отпуск в удобное для них время.

Практикой выработано достаточное количество способов получения письменного подтверждения пожеланий работников.

При первой схеме составления графика отпусков руководители структурных подразделений просят работников представить записки, написанные от руки, в произвольной форме либо заполнить опросные листы (на каждого работника) или опросные ведомости (см. примерные формы).

Форма листа

Форма ведомости

Отделы кадров ряда организаций предпочитают получить от работников заявления о предоставлении отпуска в будущем календарном году (при этом заявления датируются днем их составления (т.е. в конце текущего года) и помещаются на хранение в личные дела работников).

Требований к проектам графиков отпусков по структурным подразделениям законодательство не содержит, поэтому в каждой организации применяется своя форма, например, такая:

Проект
10.11.2003

ГРАФИК ОТПУСКОВ
работников отдела сбыта на 2004 год

В приведенном образце начальник отдела сбыта не может выполнить пожелания двух грузчиков одновременно, поскольку погрузочно-разгрузочные работы должны выполняться ежедневно. С предложенным вариантом, при котором отодвинуто время использования отпуска обоих работников, один из работников не согласился и выразил свое несогласие в письменной форме. В этом случае, начальник отдела сбыта на лицевой стороне или обороте документа приводит свое обоснование, почему пожелания работников не могут быть выполнены с точностью до дня и передает его в отдел кадров, который и должен будет принять окончательное решение.

Отдел кадров может предложить руководителям структурных подразделений бланки унифицированной формы № Т-7, но при этом пояснить, что заполнению подлежат только графы 1—4 и 6. Отделу кадров не следует требовать от руководителей структурных подразделений указания точной даты отпуска — «с _______ по ______», поскольку конкретная продолжительность отпуска работника определяется отделом кадров. Именно его сотрудники владеют информацией о том, какие (основные, дополнительные) и какой продолжительности отпуска полагаются каждому работнику. Для удобства и упрощения определения продолжительности отпусков отделы кадров нередко ведут списки работников, имеющих право на дополнительные оплачиваемые отпуска. Если такие списки ведутся, то они передаются в структурные подразделения, и в этом случае руководители подразделений могут проставлять конкретную дату использования отпуска.

Впоследствии все проекты графика, записки, опросные листы и ведомости помещаются на хранение — отделу кадров необходимо защитить себя от обвинений в том, что при составлении сводного графика не были выяснены планы работников.

¹ Миронов В.И. Постатейный комментарий Трудового кодекса РФ. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез». — 2002. С. 195.

Отдельные номера журналов Вы можете купить на сайте www.5B.ru
Оформление подписки на журнал: http://dis.ru/e-store/subscription/