Отпускные хлопоты: претензии к графику отпусков

начальник юридического отдела
Издательско-консультационного центра "Дело и сервис"

Почти в каждой организации с первым летним месяцем в отдел кадров приходит «отпускное настроение». Причем, если работники, в основном, обременены приятными заботами о предстоящем отдыхе, то сотрудники отдела кадров — утомительными процедурами оформления ухода работников в отпуска. Первые же проблемы возникают тогда, когда встает вопрос о внесении изменений в график отпусков.

Казалось бы, выполнили все законодательно установленные требования: учли пожелания работников и мнение выборного профсоюзного органа, график утвердили вовремя — но открывается дверь отдела, и работник подает заявление о переносе отпуска. За ним заходит начальник цеха и кладет на стол кадровика записку о необходимости переноса на осень отпуска десятка работников цеха: «Иначе план не выполним!» Главный бухгалтер, узнав о том, что грядет налоговая проверка, срочно требует отозвать двух бухгалтеров из отпуска для приведения всей отчетности в порядок.

Но еще до этого кадровику с определенной регулярностью высказываются претензии по графику отпусков.

О том, как кадровик должен реагировать на всю эту суету, мы и поговорим в первой из четырех статей на тему «Отпускные хлопоты».

Что означает «обязателен как для работодателя, так и для работника»?

Частью второй статьи 123 Трудового кодекса РФ установлено, что график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Законодатели ввели эту норму не для того, чтобы сомневаться в необходимости графика отпусков в организации: главная задача этой формулировки (пусть и не вполне удачной) — подчеркнуть, что с момента утверждения графика и работник, и работодатель должны придерживаться установленной в этом документе очередности отпусков. Неисполнение графика отпусков — произвольные переносы и отступления — являются нарушением трудового законодательства. На первый взгляд, это и есть ответ на вопрос о том, как кадровику реагировать на претензии, просьбы, требования и заявления. Однако не все так просто.

Обоснованы ли претензии к графику отпусков?

При разработке графика отпусков отдел кадров должен был учесть:

1) требования действующего законодательства в отношении:

• стажа, дающего право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск (статьи 121—122 ТК РФ);
• очередности предоставления отпусков (статьи 123 и 124 ТК РФ и ряд федеральных законов);
• продолжительности отпуска (статьи 115—120 ТК РФ, а также ряд нормативных правовых актов);
• времени ухода в отпуск;

2) специфику деятельности организации и необходимость обеспечения ее нормальной работы;

3) пожелания работников.

Кроме того, он должен был в полной мере выполнить требования статьи 124 Трудового кодекса РФ, описывающей процедуру утверждения графика.

Если хотя бы одно из вышеизложенных условий не было выполнено, то требования работников — индивидуальные или даже коллективные — предоставить им отпуска в удобное для них время обязательно последуют.

Не углубляясь в анализ нормативных правовых актов, устанавливающих порядок предоставления отпусков, обратим внимание на наиболее распространенные ошибки, допускаемые еще при составлении графиков.

1. «Я не говорил «в июле»! Первая ошибка, и о ней мы каждый раз твердим: чрезмерное доверие к работникам на этапе выяснения их пожеланий и чаяний. Не имея письменных доказательств того, что при составлении графика данный работник выразил пожелание использовать отпуск в августе, а не в мае, довольно проблематично будет отстаивать свою правоту как перед руководителем организации, которому не нужны дополнительные хлопоты, так и в комиссии по трудовым спорам, в государственной инспекции труда или в суде, если работник будет решительно настроен отстаивать свои интересы. Особенно часто звучит ссылка на то, что работник сказал «в июне», а его непосредственный начальник или инспектор по кадрам услышал «в июле», или наоборот. Поэтому работники отделов кадров или иные, ответственные за составление графиков отпусков лица, которые получили письменное выражение пожеланий, живут и трудятся в более спокойной обстановке, чем те, кто не захотел тратить время на «собирание бумажек». Следует отметить, что такого рода споры по графикам отпусков более характерны для компаний, в которых нет профсоюзных организаций. Если же в организации создан профсоюз, то бремя ответственности за неправильно расслышанную дату отдел кадров охотно делит с этим представительным органом работников: «А вы куда смотрели, когда изучали проект графика?»

2. «Да я в глаза не видел ваш график!» Еще одна проблема возникает тогда, когда выбрано не очень удачное место для размещения сводного графика, например, в ящике рабочего стола начальника отдела кадров, а выписки из него по структурному подразделению — в горе документов на рабочем месте руководителя этого подразделения. Работник обращается в отдел кадров с заявлением о предоставлении отпуска. На вопрос инспектора по кадрам «Зачем заявление? Вы пойдете в отпуск в соответствии с графиком отпусков» следуют уверения работника, что он «в глаза не видел» этот документ и вообще не знает, о чем идет речь. Угрозы обжаловать действия отдела кадров ставят в тупик его сотрудников: ведь вроде все сделали правильно — сводный график повесили на проходной, выписки направили по подразделениям, так что же опять не так? Оказывается, сводный график уже дней 5 как странным образом «потерялся», а выписку из графика по подразделению руководитель подразделения забыл довести до сведения своих подчиненных.

Следует сразу же сказать, что в обоих описанных случаях речь идет о практических ошибках, но не о нарушении законодательства.

Итак, прежде всего, закон не обязывает в письменной форме фиксировать пожелания работников и вообще протоколировать ход составления графика отпусков. Суд одинаково оценит как не имеющие письменного подтверждения заявления работника о том, что у него не выяснили его пожелания, так и выраженное в письменной форме пожелание работника, сопровождаемое пояснениями, что отдел кадров под страхом увольнения «заставил».

Письменное оформление «чаяний» работника необходимо кадровикам для того, чтобы подавлять конфликты с самого начала: «Это ведь вы собственноручно написали — с 1 июня по 28 июня!» И только в отношении определенной категории работников письменная форма необходима — той, которая указана в части третьей статьи 123 Трудового кодекса РФ. В соответствии с названной нормой отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Вот это «удобное» время необходимо выяснять в письменной форме. Вспомним, кому федеральными законами предоставляется такая льгота (табл. 1).

Таблица 1

Кроме «удобного» времени, отдел кадров должен выяснить:

1) у совместителя — когда у того отпуск в соответствии с графиком отпусков по основному месту работы (обязанность работодателя предоставить отпуск совместителю одновременно с отпуском по основной работе предусмотрена статьей 286 ТК РФ);

2) у работника, у которого супруг является военнослужащим — когда уходит в отпуск супруг (желание работника, у которого супруг является военнослужащим, уйти в отпуск вместе с супругом должно быть выполнено в силу пункта 11 статьи 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих» (с изм. на 24.12.2002);

3) у беременной женщины — когда ей предоставлять ежегодный основной отпуск — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него (часть вторая статьи 122 ТК РФ);

4) у работника, у которого беременная супруга — есть ли у него желание использовать ежегодный отпуск в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (такой отпуск сложно запланировать с точностью до дня, но плюс-минус неделя — возможно); если такое желание выражено, то работодатель обязан предоставить отпуск именно в этот период (часть третья статьи 123 ТК РФ).

В отношении указанных работников письменное подтверждение пожелания или письменное сообщение об обстоятельствах, дающих право работнику требовать отступления от критериев составления графика отпусков, «жизненно необходимо» отделу кадров.

Не установлено в Трудовом кодексе РФ и требование о доведении утвержденного графика отпусков до сведения работников. Вывешивание графика в удобных для ознакомления местах, введение в график дополнительного столбца, в котором работники еще в проекте проставляют отметки, что ознакомлены с графиком и не имеют претензий к той очередности, которая им установлена — все это практика, и возникла она на основании Типовых правил внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.1984 № 213. Именно указанным актом работодателям вменялось доведение графика отпусков до сведения всех работников; однако при этом не конкретизировались ни способы, ни формы такого ознакомления с очередностью отпусков.

Трудовой кодекс РФ не вменяет в обязанность работодателю доведение графика отпусков до сведения работников (как это, например, предусмотрено в отношении графиков сменности (статья 103 ТК РФ) или графика работы на вахте (статья 301 ТК РФ). Часть вторая статьи 123 Трудового кодекса РФ гласит: «О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее, чем за две недели до его начала». Только эту информацию работодатель обязан довести до работника и именно в эти сроки. Формы и способы информирования работодатель определяет самостоятельно. И здесь, во избежание недоразумений, а также последствий, предусмотренных законодательством, уже необходима письменная форма подтверждения выполнения данной обязанности. В одних организациях работники пишут дополнительные заявления (что, на наш взгляд, неоправданно, да и заявление подтверждает намерение работника, а не факт выполнения работодателем своей обязанности), в других — утверждаются изменения в унифицированную форму № Т-7 (вводится дополнительный столбец, в котором работники не позднее, чем за 2 недели проставляют подписи, что они уведомлены о времени начала отпуска), в третьих — готовятся индивидуальные специальные уведомления работникам или уведомительные ведомости, в которых работники по мере приближения их отпусков расписываются, что до их сведения доведена информация о времени начала отпуска и т.д.

Для обеих описанных ситуаций ключевой ответ кадровика на возражения и возмущения выражается в цитировании части второй статьи 123 Трудового кодекса РФ: «График отпусков обязателен как для нас, так и для вас. О времени начала отпуска вы будете извещены не позднее, чем за 2 недели до его начала» (подробно о способах уведомления будет рассказано в следующем номере журнала).

3. «Я не хочу в сентябре!» Действительно, в опросном листе по отпускам в письменной форме работник выразил свое пожелание уйти в отпуск в июне. Так почему же в графике оказался сентябрь? Потому что желание использовать отпуск в июне выразила половина коллектива. Потому что при составлении графика отдел кадров соотносил пожелания работников с производственной необходимостью организации и требованиями законодательства. В Инструкции по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной постановлением Госкомстата России от 26.04.2001 № 26, в разъяснениях по заполнению унифицированной формы графика отпусков указано, что в первую очередь учитывается действующее законодательство, далее — специфика деятельности организации и только затем — пожелания работников.

Будем исходить из того, что в рассматриваемой ситуации отдел кадров вынужден был поставить в графике данному работнику сентябрь, потому что в июне «по закону» уйдут в отпуск:

• работники, не достигшие возраста 18 лет;
• «чернобыльцы»;
• работники, у которых к июню накопился стаж для предоставления первого отпуска в организации (6 месяцев);
• работницы перед отпуском по беременности и родам;
• совместители (их ежегодный оплачиваемый отпуск по основной работе приходится на июнь).

Кроме того, свое желание использовать отпуск в июне выразили иные работники — те, чей прошлогодний отпуск не был использован, а перенесен на этот год, и руководство пообещало предоставить его в удобное время. Та же картина наблюдается в июле и в августе.

Безусловно, в описываемом примере «краски» несколько «сгущены», но на практике такое случается почти в каждой организации с численностью персонала свыше 300 человек.

Почему законодательство ограничивает категории работников, которые имеют право на использование своего отпуска в удобное для них время (в российских условиях следует читать — «летнее»)? Потому что если бы основным критерием составления графика отпусков были пожелания работников, то многим организациям с июня по август пришлось бы попросту приостанавливать свою работу. Кстати, в 2000 году Государственная Дума РФ рассматривала законопроект «О внесении дополнения в статью 251 Кодекса законов о труде Российской Федерации» (статья в части определения льгот в области труда для работников, работающих в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях) в части определения прав работников на предоставление оплачиваемого отпуска в удобное для них время. Когда всерьез задумались о существе этого законопроекта, пришли к очевидному выводу: в случае принятия этого законопроекта летом Крайний Север сможет существовать только за счет вахтовиков.

На претензии работников, что их мнение не было учтено при составлении графика, следует реагировать цитированием части первой статьи 123 Трудового кодекса РФ. В ней установлено, что графики отпусков утверждаются работодателем!

4. «Мне положено 36 календарных дней оплачиваемого отпуска, а не 28!» Если в графике отпусков допущены ошибки, возразить нечем. Наиболее распространенные из них — неправильное определение продолжительности отпуска (допустим, неверно суммирован основной ежегодный оплачиваемый отпуск и дополнительный оплачиваемый отпуск), неправильное определение времени начала отпуск и т.д. Ошибки следует исправлять, но при этом нужно помнить, что, например, техническая корректировка продолжительности отпуска одного работника (особенно удлинение) не влечет автоматическое изменение времени ухода в отпуск другого работника. Восстановление нарушенного права одного работника не должно производиться посредством нарушения права другого. Здесь уже никакие аргументы не имеют силы, и вносить изменения в график отпусков придется.

На претензии к графику отпусков мы ответили. В следующей статье мы будем разбираться с работником и его заявлением, начальником цеха и его служебной запиской, главным бухгалтером и его «авралом».

Отдельные номера журналов Вы можете купить на сайте www.5B.ru
Оформление подписки на журнал: http://dis.ru/e-store/subscription/