менеджер по управлению персоналом
Что такое чек-листы?
Транзитное состояние российской экономики заставляет внимательно присматриваться к успехам, достигнутым в странах со стабильной рыночной структурой. На вопрос, почему эти страны в свое время из транзита перешли в состояние устойчивого равновесия, ответ не может быть однозначным. Здесь можно найти целый комплекс факторов, способствующих росту экономических показателей, но постараемся остановиться на земном, знакомом российскому предпринимателю еще с советского времени — на экономической эффективности производства.
Одним из значимых компонентов этого показателя является самооценка деятельности предприятия, бизнес-процессов, бизнес-плана, рабочего плана команды и каждого члена команды. Для проведения такой самооценки необходимы соответствующие инструкции, где все процессы прописаны и имеются шаблоны всех основных документов. Такие инструкции называются «чек-листами» организационного развития. Конечно, первоначально чек-листы были далеки от своего идеала, да и внедрение многих инструкций проходило с большим сопротивлением. Однако там, где внедрение завершалось, работалось намного проще, быстрее и интереснее. Но самое главное, соблюдение изложенных в чек-листах правил приводило к значительному росту качества выполнения заданий.
Несомненно, отечественным управленцам известен такой метод, как нормоконтроль. Однако нормоконтроль по своему содержанию ближе к стандарту, поскольку в нем определены требования к тем или иным процедурам. Чек-лист же прописывает механизм выполнения производственной операции и позволяет добиться соблюдения стандартных требований к производимой продукции или оказываемым услугам. Поэтому всем тем, кто управляет кадрами, полезно будет узнать, что представляют собой чек-листы, каким образом они формируются, что они включают, в каких отраслях экономики их целесообразно использовать. Первоначально хотелось бы познакомить читателя с перечнем сфер жизнедеятельности человека, в которых применение чек-листов стало обыденным явлением.
Чек-листы и бизнес-план
В сфере производственной деятельности чек-листы охватывают все этапы — от разработки бизнес-планов до составления контрактов на реализацию готового продукта как внутри страны-производителя, так и при планировании экспортных операций. В качестве примера можно рассмотреть чек-лист на формирование бизнес-плана. Отличается он, как правило, высоким уровнем структурированности и многофункциональности. Важнейшая его задача состоит в отражении всех без исключения аспектов деятельности компании с детализацией наиболее значимых вопросов. Структура чек-листа по составлению бизнес-плана представлена следующими разделами:
- организационное резюме (executive summary);
- оценка ситуации и предложения по выбору стратегии (situational assessment and strategic response);
- история проекта, статус и перспектива (project history, status and outlook);
- выпускаемый продукт и модель бизнес-процесса (the product and business model);
- готовая продукция: база данных или книга учета (the product: database or journal);
- анализ технологии и оборудования (technology and technical considerations);
- реализация готовой продукции и выгода при ее использовании потребителем (production, distribution and user access);
- цены, затраты, финансирование (prices or fees or funding);
- рынки сбыта, маркетинг и объем продаж (markets, marketing and sales);
- организация производства и персонал (organization and staffing);
- финансовый план: бюджет и прогноз (financial plan: budget and forecast);
- производственной план на первый год деятельности (first year operating plan);
- бизнес-риски, непредвиденные обстоятельства и коррекция курса производства (business risks, contingencies and mid-course corrections);
- заключение и возможные коррективы (conclusion (or end notes).
Для более детального ознакомления посмотрим, как строится та часть чек-листа бизнес-плана, которая касается организации производства и управления персоналом (organization and staffing).
1. Организация:
- истоки идеи организации компании (origins);
- инициаторы или спонсоры (founders or equivalent);
- организационные задачи и конечные цели (organizational mission and purpose);
- местоположение компании (location);
- тип организации или корпорация с другими компаниями (type of organization or corporation);
- юрисдикция инкорпорации (juris-diction of incorporation);
- базовые корпоративные документы (basic corporate documents);
- структура управления (governance structure);
- топ-менеджеры и уровни их ответственности (officers and accountability);
- пути исключения конфликтных интересов (avoidance of conflict of interest);
- управления и отделы (committees and groups);
- добровольные помощники, советники, интегрируемые проекты или предприятия (volunteers, advisors, others integral to the project or enterprise);
- совет директоров (organization chart).
2. Управление человеческими ресурсами (Human Resources):
- стратегия управления персоналом (staffing strategy);
- уровни, занимаемые персоналом (position descriptions);
- вопросы выплаты компенсаций (compensation);
- добровольные помощники, советники, другие неоплачиваемые персоны (volunteers, advisors, other non-compensated persons);
- набор кадров (recruitment);
- заработок служащих (employee benefits);
- списочный состав и заработок работников администрации (payroll and benefits administration);
- политика полной занятости и связанные с ней процедуры (employment policies and procedures);
- специальные выплаты и компенсации (special issues or considerations).
3. Профессиональные службы (Professional Services):
- юристы (legal);
- финансисты и бухгалтерия (financial and accounting);
- налоговики (tax matters);
- консультанты в области бизнеса, техники и маркетинга (consultants (business, technical, marketing).
4. Интеллектуальная собственность и ее регистрация (Intellectual Property Filings and Registrations):
- наименование фирмы, торговая марка или марка сервисной услуги (tradename, trademark or service mark);
- унифицированный указатель информационного ресурса и доменное имя (URL and domain name);
- авторские права (copyrights);
- патенты (patents);
- международные соглашения (international considerations).
5. Страхование (Insurance):
- политика и практика защиты организации от рисков (policies and practices to protect the organization from risks);
- юридическая защита договоров (protective legal clauses);
- страхование (insurance);
- международные соглашения (international considerations).
Простой анализ подразделов только этой части чек-листа показывает, что по ряду параметров российские коммерческие структуры отстают достаточно серьезно. Этим, по-видимому, и ценна излагаемая в чек-листах информация, позволяющая задуматься отечественным предпринимателям о том совершенстве, которое они должны еще достичь как в организации предприятия, так и в плане управления персоналом компании.
Чек-листы не миновали и систему образования, где они охватывают как отдельные дисциплины, так и процесс формирования компетенции учащегося по избранной профессии. Предлагаются своеобразные процессы самоконтроля над образовательным процессом, в которых чек-листы являются фактором контроля качества полученных знаний.
В государственном управлении чек-листы охватили законодательный процесс, реализуемый верхними и нижними палатами парламентов, юридическое оформление и продвижение принятых законодательных актов, а также доведение их до исполнителей.
Чек-листы нашли свою нишу в процедуре взимания налогов, в спорте, в журналистике и многих других направлениях деятельности человека.
Чек-листы и человеческие ресурсы
Большой интерес представляет чек-лист, характеризующий человеческие ресурсы, их потенциал и методы контроля. Характерным примером здесь может служить так называемый чек-лист возможностей человеческих ресурсов, разработанный американской компанией «Empower Financials». Включает он в себя 11 основных разделов, которые заслуживают детального рассмотрения и анализа.
В первом разделе «Профиль работника компании» рассматриваются следующие параметры:
- функциональная характеристика (или цифровой код) и ее соответствие принятому в США законодательству;
- полное соответствие параметрам действующей в США разрешительной системы;
- наличие обязательных атрибутов, таких как парковка, лицензия на вождение, устройства для приема почты;
- история трудовой деятельности;
- образование и опыт работы;
- полный перечень умений и навыков, включая способность ведения поиска в системе он-лайн;
- перечень травм и лечебных процедур, факты потери трудоспособности;
- перечень оборудования, на котором имеется опыт работы с указанием дат его обновления;
- официально зарегистрированные прогулы;
- перечень наград и поощрений трудовой деятельности.
Далее, чек-лист предлагает раздел анализа трудовой деятельности работника компании. Для этого в табличной форме фиксируются данные по выплатам, связанным с трудовыми отпусками, праздниками, участием в голосовании на выборах и иных мероприятиях. Кроме этого, в разделе фиксируются сведения по повышению работника в должности согласно действующему уставу или же в связи с волевым решением руководства. В дополнение к этим сведениям приводятся данные комплексного аудита трудовой деятельности работника с отражением затраченного им объема рабочего времени.
В разделе «Льготы» приводится:
- сводный перечень всех плановых льгот, включая расходы на медицину, стоматологию, страхование и т.д.;
- данные по затратам компании на льготы;
- анализ взаимосвязи между льготами и плановыми отчислениями;
- данные по плановым выплатам на питание;
- данные учета по системе COBRA1, отражающие предупреждения работнику, его ответную реакцию на них, данные по зарегистрированным и отслеженным выплатам, проведенным работником компании.
Интересным представляется тот факт, что чек-лист по человеческим ресурсам компании включает и специальный раздел по претендентам на занимаемую должность. В нем отражаются следующие материалы:
- способность претендента отразить свои биографические и другие данные в письменном виде и дать им пояснение;
- изложенная по соответствующей форме история трудовой деятельности с приведением данных об образовании, профессии и социальном происхождении;
- сведения о жизненном пути претендента, исходя из данных, полученных в результате проведенного интервью, а также изложение принятого конечного решения;
- данные анализа уровня квалификации претендента на основании представленных им сведений об образовании и опыте работы;
- анализ эффективности собственных источников компании, занимающихся подбором кадров таких, как специальные агенты по подбору кадров, информационные службы, специализированные кадровые агентства и т.д.
В специальном разделе по заработной плате приводится:
- график выплат персоналу;
- выполняемый объем работ каждым работником;
- комментарии супервизора по величине заработной платы;
- анализ супервизором качества выполненной работы или же оценка трудовой активности работника;
- данные по сопоставлению должностных окладов и итогового заработка;
- данные по сопоставлению границ возможного заработка и должностных окладов;
- ориентиры по заработной плате по всем подразделениям компании.
Чек-лист по человеческим ресурсам касается вопросов этнического и гендерного (по половой принадлежности) состава, а также рассматривает проблемы безопасности и гигиены труда:
- этническая и гендерная классификация служащих и претендентов на должность в компании;
- полные отчеты подразделения, ведающего безопасностью и гигиеной труда.
В формируемой библиотеке стандартной отчетности чек-лист предусматривает накопление следующих материалов:
- данные по льготам и их планированию;
- данные по возможному предоставлению льгот и по обязательным льготам;
- плановые обязательства по льготам компании;
- банк притязаний работников на льготы;
- перечень требований к выполняемой работе;
- материалы, полученные в результате изучения как претендентов на должность, так и действующих работников компании;
- данные по анализу деятельности служб, занятых подбором кадров;
- письменные заключения по данным, предоставляемых претендентами;
- аналитические материалы, полученные с использованием системы COBRA;
- материалы, касающиеся обучения работников компании;
- рейтинги служащих;
- сравнительный анализ данных по заработной плате;
- сравнительный анализ должностных окладов.
В отдельном разделе чек-листа отражаются материалы исследования таких вопросов, как предоставление полномочий специалистам по исследованию человеческих ресурсов, которые заняты анализом:
- профиля работников компании;
- истории трудовой деятельности работников;
- уровня образования и опыта работы;
- прогулов работников компании;
- анкетных данных;
- льгот;
- важнейших событий в жизни работников.
К разряду дополнительных сведений чек-лист относит:
- данные по многоцелевой направленности компании;
- право на доступ к информации и пароли;
- результаты внутреннего отслеживания событий в компании;
- анализ данных по управлению человеческими ресурсами в режиме меню с отслеживанием по рабочим заданиям или же по требованию заказчика;
- данные по преференциям заказчика в установлении правил трудового распорядка.
Предусмотрен в чек-листе и раздел сервиса и поддержки, предусматривающий материалы по:
- установке оборудования на рабочем месте;
- проведению тренинга по месту работы;
- программированию с учетом пожеланий пользователя;
- мероприятиям по контролю за исходным кодом программы;
- ежегодному обслуживанию оборудования;
- программе повышения мощности программного обеспечения;
- проводимым конференциям для пользователей оборудования.
Можно с уверенностью констатировать, что такого рода чек-лист не оставляет сомнения в том, что руководитель компании любого уровня может получить исчерпывающую информацию о потенциале коллектива, руководство которым он осуществляет, и на основании этих данных смело прогнозировать перспективу компании в любом аспекте ее деятельности.
Потенциал человеческих ресурсов в зарубежных странах изучается не только в компаниях. Серьезные миграционные процессы заставляют задумываться специалистов по человеческим ресурсам и над такими вопросами, как потенциал мигрантов, постоянно прибывающих в их страну. Кстати, нужно сказать, в России этот вопрос вообще стоит на нулевом уровне. Ни одна служба не может сказать, что за люди прибывают к нам из-за рубежа, каков их потенциал и где его можно использовать? Известно лишь, что людей этих очень много, и это все.
Естественно, что привести огромный перечень чек-листов и их содержание в рамках одной публикации нереально. Поэтому при желании читатель имеет возможность обратиться в редакцию журнала и предложить осветить характер использования чек-листов в интересующей его сфере деятельности.
Письма и предложения в редакцию «КП» направляйте
по e-mail — kp@dis.ru, schur@online
по факсу — (095) 964-97-57 либо по адресу — 121096, Москва, а/я 530.
1 COBRA — программа поддержки здоровья служащих, срок работы которых по найму завершается или уже завершен. Аббревиатура использует начальные буквы Консолидированного закона по урегулированию бюджетных разногласий (Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act), включающего требования по охране здоровья этой категории работников. |
