И.И. Французова,
Налоговый консультант
В соответствии со статьей 62 Трудового кодекса РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее 3 рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляются работнику безвозмездно. В статье рассмотрим, какие документы необходимо подготовить бухгалтерии организации для увольняемого работника и выдать непосредственно при его увольнении. Особое внимание обратим на то, какие документы выдаются по заявлению работника, а какие необходимо выдать и при отсутствии такового.
Справка о сумме заработка на которую были начислены страховые взносы
В соответствии с Федеральным законом от 29.12.2006 № 255-ФЗ (в ред. от 03.12.2011) «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» страхователи обязаны выдавать застрахованному лицу в день прекращения работы (службы, иной деятельности) или по письменному заявлению застрахованного лица после прекращения работы (службы, иной деятельности) у данного страхователя не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработка, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, по форме и в порядке, которые установлены федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере социального страхования (далее – Справка).
Форма Справки и порядок ее выдачи определены приказом Минздравсоцразвития РФ от 17.01.2011 № 4н «Об утверждении формы и порядка выдачи справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которую были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой, и текущий календарный год». В соответствии с вышеуказанным документом выдача Справки осуществляется в день прекращения работы (службы, иной деятельности), в течение которой лицо подлежало обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, у данного страхователя. При невозможности вручить Справку непосредственно в день прекращения работы страхователь направляет застрахованному лицу уведомление о необходимости явиться за Справкой либо о даче согласия на отправление ее по почте.
После прекращения работы (службы, иной деятельности) Справка выдается по письменному заявлению бывшего работника (его законного представителя либо доверенного лица) не позднее трех рабочих дней со дня получения (регистрации) заявления.
Заявление может подаваться застрахованным лицом лично либо через его законного представителя (доверенного лица), либо по почте. При обращении с заявлением доверенного лица представляются документы, удостоверяющие его личность и полномочия.
Сведения, содержащиеся в Справке, заполняются на основании данных бухгалтерского учета и отчетности страхователя. Заполненная Справка удостоверяется круглой печатью организации.
Заполнение справки имеет определенные особенности: в ней отражаются только доходы, на которые начисляются страховые взносы. В числе доходов, которые в Справке не отражаются:
- государственные пособия, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления, в том числе пособия по безработице, а также пособия и иные виды обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию;
- все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ);
- стоимость форменной одежды и обмундирования, выдаваемых работникам в соответствии с законодательством РФ;
- стоимость льгот по проезду, предоставляемых законодательством РФ отдельным категориям работников;
- суммы материальной помощи, оказываемой работодателями своим работникам, не превышающие 4000 руб. на одного работника за расчетный период;
- суммы платы за обучение по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, в том числе за профессиональную подготовку и переподготовку работников;
- суммы, выплачиваемые организациями (индивидуальными предпринимателями) своим работникам на возмещение затрат по уплате процентов по займам (кредитам) на приобретение и (или) строительство жилого помещения.
В Справке, выдаваемой в 2012 году, будут отражены доходы работника за 2010, 2011, 2012 годы.
При подготовке справок необходимо учитывать, что база для начисления страховых взносов в отношении каждого физического лица установлена в сумме, не превышающей:
– с 1 января 2010 г. – 415 000 руб.;
– с 1 января 2011 г. – 463 000 руб. (постановление Правительства РФ от 27.11.2010 № 933);
– с 1 января 2012 года – 512 000 руб. (постановление Правительства РФ от 24.11.2011 № 974).
На суммы выплат и иных вознаграждений в пользу физических лиц, превышающих базу для начисления страховых взносов нарастающим итогом с начала расчетного периода, страховые взносы в 2010 и 2011 годы не начислялись.
Пример 1
Работник увольняется из организации с 01.06.2012. Он проработал в организации 5 лет. В справке необходимо отразить данные по заработной плате и другим доходам за 2010, 2011, 2012. Доходы работника, занимавшего должность коммерческого директора, были достаточно высокими: в 2010 г. – 660 000 руб., в 2011 г. – 720 000 руб., за 2012 г. – 325 000 руб., в том числе оплата по больничному листу 25 000 руб.
В выдаваемой справке будут отражены доходы работника в следующих размерах: за 2010 г. – 415 000 руб., за 2011 г. – 463 000 руб., за 2012 г. – 300 000 руб.
По доходам, начисленным в 2012 г., ситуация иная. Страхователи, не имеющие льгот по уплате страховых взносов, в 2012 г. начисляют страховые взносы и по доходам, превышающим установленную базу 512 000 руб. по тарифу 10%, однако такие доходы все равно не отражаются в Справке.
Пример 2
Работник увольняется из организации с 01.07.2012. Он работал в данной организации с 10.01.2012. В справке необходимо отразить данные по заработной плате и другим доходам за период с 10.01.2012 по 30.06.2012.
Доходы работника, занимавшего должность генерального директора, составили за этот период 630 000 руб. Организация не имеет в 2012 г. льгот по уплате страховых взносов, поэтому на заработную плату генерального директора были начислены взносы в размере (512 000 руб. х 30%) + (630 000 руб. – 512 000 руб.) х 10% = 165 400 руб.
В выдаваемой справке будут отражены доходы работника за 2012 г. в сумме 512 000 руб.
Страхователь, выдавший Справку, несет ответственность за достоверность содержащихся в ней сведений (статья 15.1 Закона № 255-ФЗ). Если в результате работнику пособие будет выплачено в большей сумме, виновные лица должны будут возместить ФСС России причиненный ущерб в соответствии со статьей 15 ГК РФ.
Для подтверждения факта выдачи Справки работодателям рекомендуется справку о сумме заработка для расчета пособий подготовить в 2-х экземплярах, один из которых оставить для хранения в организации с подписью работника о получении Справки. Или завести специальный журнал для регистрации выдачи таких справок.
Такие действия необходимы и для подтверждения суммы, на которую была выдана Справка. Если работник своими силами скорректирует данные выданной Справки, то к ответственности за представление подложного документа будет привлечен именно он.
Работодателю же необходимо подтверждение того, что справка была оформлена на соответствующую величину.
Продолжение статьи в журнале: "Кадры предприятия" №6/2012 | 
