Статьи

Версия для печати

Все статьи | Статьи за 2011 год | Статьи из номера N2 / 2011

Взаимодействие кадровой службы и бухгалтерии: основные вопросы и рекомендации по организации

И.А. Киселева,

эексперт журнала
«Кадры предприятия»

Работа кадровой службы тесно пересекается с вопросами бухгалтерии. Рассмотрим некоторые аспекты, на которые следует обратить внимание кадровиков (с точки зрения бухгалтерии) при работе с такими документами, как положение по оплате труда, должностные инструкции, регламенты по учету времени, положение о персональных данных и другими.

Положения по оплате труда

Положение по оплате труда обязательно в том случае, когда какие-то из условий оплаты труда не урегулированы в других организационных документах, например, в трудовом договоре или штатном расписании.

В трудовом договоре, как известно, должно быть отражено соглашение между работодателем и работником по всем начислениям, причитающимся работнику. В соответствии с индивидуальным договором работодатель, как правило, обязуется:

1) предоставить работу по обусловленной трудовой функции. Заметим, что необходимость в тех или иных трудовых функциях (специалистах) обобщается в штатном расписании, а порядок начисления вознаграждений — в Положении по оплате труда. Практика показывает, что далеко не всегда эти три документа, которые должны быть идентичны друг другу, совпадают;

Пример 1
Уборщица предприятия в свободное от основных обязаннос­тей время ремонтирует спецодежду работников предприятия. Должность «уборщица» в штатном расписании включена в со­став административного подразделения. С ней заключен тру­довой договор по уборке помещений и территории предпри­ятия, на основании чего начисляется оклад и премиальные. В свою очередь, должность швеи в штатном расписании не предусмотрена, а затраты на оплату ее труда учитываются в той бригаде, которая нуждается в тот или иной период в таких

2) обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами;

3) своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату.

При этом на практике может быть несколько ситуаций.

Ситуация 1. В трудовом договоре стоит сумма меньшая, нежели выплачивается (выплачивалась) работнику предприятия.
Ситуация 2. В трудовом договоре сумма заработка не указана, имеется лишь отсылка к штатному расписанию, Положению по оплате труда и т.д.

Пример 2
Для развития нового вида деятельности компания приняла на работу специалис­та, профессиональные качества, специ­ализация которого для этой компании достаточно уникальны. В связи с этим в трудовом договоре должность была определена расплывчато, а в строке «сумма заработной платы» стоит ссыл­ка на Положение по оплате труда.
При приеме на работу новый сотрудник был ознакомлен с локальными норма­тивными актами компании, в том числе с Положением по оплате труда, в кото­ром к тому времени не были предус­мотрены особенности по оплате труда специалистов подобного рода.
Кадровая служба внесла соответствующие корректировки в штатное расписание. Од­нако необходимые дополнения в Положе­ние по оплате труда в виду того, что специалист такой квалификации был уни­кален, не были заложены и были отложе­ны на «потом». Устная договоренность с руководством компании о сроках работы и сумме заработка устраивала обе сторо­ны и соблюдалась в полном объеме.
При проверке налога на прибыль нало­говая инспекция посчитала неправомер­ным включение в состав расходов на оплату труда нового работника (с уче­том страховых взносов).
Компания оспорила выводы инспекции в суде и получила положительное решение. Однако было потеряно значительное время и затрачены денежные средства на консультантов, адвокатов, внутренних аудиторов, и прочие расходы, связан­ные с судом, нанесли значительный урон имевшей до этого положительную репутацию фирме.

Вышеперечисленные ситуации касаются компетенции бухгалтерской службы. Однако все они напрямую связаны с кадровым документооборотом. Поскольку с налоговиками приходится общаться бухгалтерии, представляется, что в подготовке документов, подтверждающих, обосновывающих те или иные выплаты в пользу физических лиц в компании, должны участвовать не только кадровики, но и бухгалтера.

В соответствии со статьей 57 Налогового кодекса РФ размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты могут быть указаны:

  • в коллективном договоре, если организационная структура, условия оплаты на предприятии из года в год стабильны;
  • в Положении по оплате труда, если есть что периодически бывают изменения.

Грамотно составленный регламент (раздел договора) по оплате труда, учитывающий требования всех действующих на сегодня законов, позволит снизить риски предъявления штрафных санкций по результатам различных проверок, защитить права работодателя при сокращении численности или штата работников, массовых увольнениях и др.

При формировании практической части такого регламента следует учитывать, что, как правило:

  • у бухгалтеров отсутствует представление, как эти положения следует формировать исходя из требований кадрового законодательства. И наоборот: у кадровиков отсутствует представление, как эти положения следует формировать исходя из требований налогового законодательства;
  • у работников отделов труда и заработной платы отсутствует представление о соответствующих требованиях различных надзорных органов;
  • у работодателя отсутствует полная информация о необходимости и достаточности иметь такие положения;
  • на рынке консультационных услуг практически отсутствуют предложения на эту тему. Распространено лишь консультирование при автоматизации блока заработной платы.

Однако уровень знаний специалистов по автоматизации не предполагает наличие широкого кругозора во всех сопричастных к этой теме областях.

Выход, конечно, есть: надо лишь учесть требования, «узкие» места, обсудить, проанализировать их и, насколько это позволяют обстоятельства, изложить все это в основополагающем регламенте по выплатам работникам — Положении по оплате труда. Тем более что с точки зрения бухгалтера (и налоговика) этот регламент нужен, главным образом, для обоснования расходов на различные выплаты и вознаграждения, связанные с выполнением трудовых обязанностей.

Многим кадровикам может показаться абсурдным такой подход. И зачастую Положение по оплате труда имеет стандартный вид: перечень подразделений предприятия — тип системы оплаты труда. Тем более что, если есть табель учета рабочего времени, по нему в бухучете отражены выплаты, начислены по соответствующим тарифам налоги, значит, есть и расходы, уменьшающие платежи в бюджет по налогу на прибыль организации (с чистых доходов предприятия).

На самом деле Налоговый кодекс РФ требует еще и четкого соответствия того, что планировалось в отношении тех или иных работников (подразделений, отделов, бригад и т.д. предприятия), и того, что фактически было отражено на бумаге. Об этом говорится в статье 255 Налогового кодекса РФ, на основании которой в расходы на оплату труда при исчислении налога на прибыль могут быть включены любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной форме, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Пример 3
Строительная организация заключила на два с половиной года договор добро­вольного личного страхования работни­ков, предусматривающий оплату страхо­вой компанией медицинских расходов работников организации.
Договор предусматривает разные про­граммы медицинского обслуживания в отношении руководства (20 человек) и рядовых сотрудников организации (бо­лее 1000 человек). В трудовые догово­ры руководителей организации внесены соответствующие дополнения по обяза­тельствам со стороны работодателя. В от­ношении остальных участников страхова­ния трудовые договоры не корректиро­вались.
Ввиду того, что взносы работодателя по договорам добровольного медицинс­кого страхования работников согласно пункту 16 статьи 255 Налогового кодек­са РФ включаются в состав расходов на оплату труда, строительная органи­зация, не отразив готовность работода­теля нести затраты по медицинскому страхованию в отношении рядовых со­трудников, рискует выплатить штрафные санкции на сумму учтенных в налоговой базе затрат на страхование.
Для снижения налоговых рисков пред­приятие должно сделать несколько ша­гов.
Шаг 1. Работники кадровой службы долж­ны внести дополнения в трудовые дого­воры не только руководящих, но и рядо­вых работников. Или сделать одну запись в Положение по оплате труда (Коллек­тивный договор).
Чтобы снизить трудозатраты, дополне­ния лучше отразить в Положении по оп­лате труда. Срок — период начала действия договора страхования. Подпи­си работников, ознакомившихся с но­вовведениями, в этом случае не обяза­тельны, т.к. возможность медицинского обеспечения за счет работодателя явно улучшает положение каждого работника. В результате такого подхода отпадает необходимость печати более тысячи листочков (из расчета на каждого ра­ботника) или сбора трудового коллекти­ва для обсуждения дополнения в Кол­лективный договор по программе стра­хования, стандартной для подавляющего большинства работников организации. Обратите внимание на дату дополнений во внутренний нормативный акт: она должна быть не позже даты перечисле­ния денежных средств. Это связано с тем, что в соответствии с пунктом 6 статьи 272 Налогового кодекса РФ за­траты по обязательному и добровольно­му страхованию признаются в качестве расхода в том отчетном (налоговом) пе­риоде, в котором в соответствии с ус­ловиями договора организацией-налого- плательщиком были перечислены (выданы из кассы) денежные средства на оплату страховых взносов.
Шаг 2. Работники бухгалтерии, получив обоснование для включения выплат по медстрахованию в состав расходов, мо­гут учесть выплаты в целях налогообло­жения.
При этом страховые взносы в Пенсион­ный фонд, Фонды медицинского и соци­ального страхования на выплаты не на­числяются, а налог на доходы физичес­ких лиц не взимается.

К аналогичным расходам на оплату труда в налоговом учете согласно пункту 24.1 статьи 255 Налогового кодекса РФ относятся и расходы на возмещение затрат работников по уплате процентов по займам (кредитам) на приобретение и (или) строительство жилого помещения. Указанные расходы для целей налогообложения признаются в размере, не превышающем 3% суммы расходов на оплату труда.

Пример 4
Производственное предприятие начиная с 2010 года включило в социальный пакет воз­можность возмещения затрат работников по уплате процентов по займам (кредитам) на приобретение, строительство жилого помещения, а также по потребительским кре­дитам.
Соответствующие дополнения были отражены в ряде внутренних нормативных актов, в том числе для целей налогообложения — в Положении по оплате труда.
За 2010 год расходы на уплату процентов по займам (кредитам) на приобретение, строительство жилого помещения составили 10 млн руб. По программе, разработанной профсоюзной организацией предприятия, погашение процентов по ипотечным кредитам предусматривается с 2010 по 2013 год.
Кроме того, предприятие пошло навстречу пенсионерам, бывшим сотрудникам пред­приятия, и погасило за них несколько потребительских кредитов (а также процентов по ним). Сумма погашенных кредитов и процентов составила 500 тыс. руб.
Ввиду того, что в целях налогообложения прибыли в состав расходов на оплату труда на основании пункта 24.1 статьи 255 части второй Налогового кодекса РФ можно включить лишь расходы на уплату процентов по займам (кредитам) на приобретение, строительство жилого помещения за работников предприятия затраты работодателя по социальной программе будут отражены следующим образом:

  • 10 млн руб. будут включены в расчет налоговой базы по налогу на прибыль лишь в 2010 и 2011 годах. Проценты за ипотеку в 2012 году на основании срока действия положений пункта 24.1 статьи 255 Налогового кодекса РФ в налоговую базу не войдут;
  • 500 тыс. руб., уплаченные за пенсионеров, в расчет также не войдут, так как пен­сионеры — бывшие работники.

Чтобы кадровику при формировании Положения по оплате труда не попасть впросак, желательно составить полный перечень расходов на оплату труда, которые имеются на предприятии и которые бухгалтерия предполагает включать в состав расходов.

Таблица 1

Перечень нетрадиционных видов оплаты труда, учитываемых в целях налогообложения


п/п

Наименование

Комментарии

1

2

3

1

Выдаваемая в соответствии с законода­тельством Российской Федерации работни­кам бесплатно либо продаваемая работни­кам по пониженным ценам форменная одежда и обмундирование (в части стоимо­сти, не компенсируемой работниками), ко­торые остаются в личном постоянном пользовании работников

п. 5 ст. 255 НК РФ

2

Форменная одежда и обувь, которые сви­детельствуют о принадлежности работников к данной организации

п. 5 ст. 255 НК РФ

3

Взносы работодателей по договорам:

п. 16 ст. 255 НК РФ

3.1

обязательного страхования

Есть ряд условий:

  1. страховые организации, негосударственные пен­сионные фонды должны иметь лицензии;
  2. установлены минималь­ные сроки договоров

3.2

дополнительные страховые взносы на нако­пительную часть трудовой пенсии

 

3.3

негосударственного пенсионного обеспечения

3.4

на оказание медицинских услуг

4

Расходы в виде отчислений в резерв на предстоящую оплату отпусков работникам и (или) в резерв на выплату ежегодного воз­награждения за выслугу лет

п. 24 ст. 255 НК РФ

5

Проценты по займам (кредитам) на приоб­ретение, строительство жилого помещения за работников

п. 24.1 ст. 255 НК РФ

6

Сумма превышения фактически выплачи­ваемого пособия по временной нетрудо­способности в пределах фактического (сред­него) заработка над максимальным разме­ром пособия по временной нетрудоспособ­ности, установленным Федеральным законом № 255-ФЗ

п. 25 ст. 255 НК РФ

7

Сумма доплаты пособия по временной не­трудоспособности по уходу за ребенком за часть периода нетрудоспособности, не опла­чиваемую за счет средств ФСС РФ

п. 25 ст. 255 НК РФ

Обращаем ваше внимание на то, что перечень таких неклассических выплат по налоговому законодательству открытый. Таким образом, состав расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором и включаемых в расчет налогов, может быть еще шире.

 

Продолжение статьи читайте в журнале
"Кадры предприятия" №2, 2011

Отдельные номера журналов Вы можете купить на сайте www.5B.ru
Оформление подписки на журнал: http://dis.ru/e-store/subscription/



Все права принадлежат Издательству «Финпресс» Полное или частичное воспроизведение или размножение каким-либо способом материалов допускается только с письменного разрешения Издательства «Финпресс».