эексперт журнала
«Кадры предприятия»
Работа кадровой службы тесно пересекается с вопросами бухгалтерии. Рассмотрим некоторые аспекты, на которые следует обратить внимание кадровиков (с точки зрения бухгалтерии) при работе с такими документами, как положение по оплате труда, должностные инструкции, регламенты по учету времени, положение о персональных данных и другими.
Положения по оплате труда
Положение по оплате труда обязательно в том случае, когда какие-то из условий оплаты труда не урегулированы в других организационных документах, например, в трудовом договоре или штатном расписании.
В трудовом договоре, как известно, должно быть отражено соглашение между работодателем и работником по всем начислениям, причитающимся работнику. В соответствии с индивидуальным договором работодатель, как правило, обязуется:
1) предоставить работу по обусловленной трудовой функции. Заметим, что необходимость в тех или иных трудовых функциях (специалистах) обобщается в штатном расписании, а порядок начисления вознаграждений — в Положении по оплате труда. Практика показывает, что далеко не всегда эти три документа, которые должны быть идентичны друг другу, совпадают;
Пример 1
Уборщица предприятия в свободное от основных обязанностей время ремонтирует спецодежду работников предприятия. Должность «уборщица» в штатном расписании включена в состав административного подразделения. С ней заключен трудовой договор по уборке помещений и территории предприятия, на основании чего начисляется оклад и премиальные. В свою очередь, должность швеи в штатном расписании не предусмотрена, а затраты на оплату ее труда учитываются в той бригаде, которая нуждается в тот или иной период в таких
2) обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами;
3) своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату.
При этом на практике может быть несколько ситуаций.
Ситуация 1. В трудовом договоре стоит сумма меньшая, нежели выплачивается (выплачивалась) работнику предприятия.
Ситуация 2. В трудовом договоре сумма заработка не указана, имеется лишь отсылка к штатному расписанию, Положению по оплате труда и т.д.
Пример 2
Для развития нового вида деятельности компания приняла на работу специалиста, профессиональные качества, специализация которого для этой компании достаточно уникальны. В связи с этим в трудовом договоре должность была определена расплывчато, а в строке «сумма заработной платы» стоит ссылка на Положение по оплате труда.
При приеме на работу новый сотрудник был ознакомлен с локальными нормативными актами компании, в том числе с Положением по оплате труда, в котором к тому времени не были предусмотрены особенности по оплате труда специалистов подобного рода.
Кадровая служба внесла соответствующие корректировки в штатное расписание. Однако необходимые дополнения в Положение по оплате труда в виду того, что специалист такой квалификации был уникален, не были заложены и были отложены на «потом». Устная договоренность с руководством компании о сроках работы и сумме заработка устраивала обе стороны и соблюдалась в полном объеме.
При проверке налога на прибыль налоговая инспекция посчитала неправомерным включение в состав расходов на оплату труда нового работника (с учетом страховых взносов).
Компания оспорила выводы инспекции в суде и получила положительное решение. Однако было потеряно значительное время и затрачены денежные средства на консультантов, адвокатов, внутренних аудиторов, и прочие расходы, связанные с судом, нанесли значительный урон имевшей до этого положительную репутацию фирме.
Вышеперечисленные ситуации касаются компетенции бухгалтерской службы. Однако все они напрямую связаны с кадровым документооборотом. Поскольку с налоговиками приходится общаться бухгалтерии, представляется, что в подготовке документов, подтверждающих, обосновывающих те или иные выплаты в пользу физических лиц в компании, должны участвовать не только кадровики, но и бухгалтера.
В соответствии со статьей 57 Налогового кодекса РФ размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты могут быть указаны:
- в коллективном договоре, если организационная структура, условия оплаты на предприятии из года в год стабильны;
- в Положении по оплате труда, если есть что периодически бывают изменения.
Грамотно составленный регламент (раздел договора) по оплате труда, учитывающий требования всех действующих на сегодня законов, позволит снизить риски предъявления штрафных санкций по результатам различных проверок, защитить права работодателя при сокращении численности или штата работников, массовых увольнениях и др.
При формировании практической части такого регламента следует учитывать, что, как правило:
- у бухгалтеров отсутствует представление, как эти положения следует формировать исходя из требований кадрового законодательства. И наоборот: у кадровиков отсутствует представление, как эти положения следует формировать исходя из требований налогового законодательства;
- у работников отделов труда и заработной платы отсутствует представление о соответствующих требованиях различных надзорных органов;
- у работодателя отсутствует полная информация о необходимости и достаточности иметь такие положения;
- на рынке консультационных услуг практически отсутствуют предложения на эту тему. Распространено лишь консультирование при автоматизации блока заработной платы.
Однако уровень знаний специалистов по автоматизации не предполагает наличие широкого кругозора во всех сопричастных к этой теме областях.
Выход, конечно, есть: надо лишь учесть требования, «узкие» места, обсудить, проанализировать их и, насколько это позволяют обстоятельства, изложить все это в основополагающем регламенте по выплатам работникам — Положении по оплате труда. Тем более что с точки зрения бухгалтера (и налоговика) этот регламент нужен, главным образом, для обоснования расходов на различные выплаты и вознаграждения, связанные с выполнением трудовых обязанностей.
Многим кадровикам может показаться абсурдным такой подход. И зачастую Положение по оплате труда имеет стандартный вид: перечень подразделений предприятия — тип системы оплаты труда. Тем более что, если есть табель учета рабочего времени, по нему в бухучете отражены выплаты, начислены по соответствующим тарифам налоги, значит, есть и расходы, уменьшающие платежи в бюджет по налогу на прибыль организации (с чистых доходов предприятия).
На самом деле Налоговый кодекс РФ требует еще и четкого соответствия того, что планировалось в отношении тех или иных работников (подразделений, отделов, бригад и т.д. предприятия), и того, что фактически было отражено на бумаге. Об этом говорится в статье 255 Налогового кодекса РФ, на основании которой в расходы на оплату труда при исчислении налога на прибыль могут быть включены любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной форме, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.
Пример 3
Строительная организация заключила на два с половиной года договор добровольного личного страхования работников, предусматривающий оплату страховой компанией медицинских расходов работников организации.
Договор предусматривает разные программы медицинского обслуживания в отношении руководства (20 человек) и рядовых сотрудников организации (более 1000 человек). В трудовые договоры руководителей организации внесены соответствующие дополнения по обязательствам со стороны работодателя. В отношении остальных участников страхования трудовые договоры не корректировались.
Ввиду того, что взносы работодателя по договорам добровольного медицинского страхования работников согласно пункту 16 статьи 255 Налогового кодекса РФ включаются в состав расходов на оплату труда, строительная организация, не отразив готовность работодателя нести затраты по медицинскому страхованию в отношении рядовых сотрудников, рискует выплатить штрафные санкции на сумму учтенных в налоговой базе затрат на страхование.
Для снижения налоговых рисков предприятие должно сделать несколько шагов.
Шаг 1. Работники кадровой службы должны внести дополнения в трудовые договоры не только руководящих, но и рядовых работников. Или сделать одну запись в Положение по оплате труда (Коллективный договор).
Чтобы снизить трудозатраты, дополнения лучше отразить в Положении по оплате труда. Срок — период начала действия договора страхования. Подписи работников, ознакомившихся с нововведениями, в этом случае не обязательны, т.к. возможность медицинского обеспечения за счет работодателя явно улучшает положение каждого работника. В результате такого подхода отпадает необходимость печати более тысячи листочков (из расчета на каждого работника) или сбора трудового коллектива для обсуждения дополнения в Коллективный договор по программе страхования, стандартной для подавляющего большинства работников организации. Обратите внимание на дату дополнений во внутренний нормативный акт: она должна быть не позже даты перечисления денежных средств. Это связано с тем, что в соответствии с пунктом 6 статьи 272 Налогового кодекса РФ затраты по обязательному и добровольному страхованию признаются в качестве расхода в том отчетном (налоговом) периоде, в котором в соответствии с условиями договора организацией-налого- плательщиком были перечислены (выданы из кассы) денежные средства на оплату страховых взносов.
Шаг 2. Работники бухгалтерии, получив обоснование для включения выплат по медстрахованию в состав расходов, могут учесть выплаты в целях налогообложения.
При этом страховые взносы в Пенсионный фонд, Фонды медицинского и социального страхования на выплаты не начисляются, а налог на доходы физических лиц не взимается.
К аналогичным расходам на оплату труда в налоговом учете согласно пункту 24.1 статьи 255 Налогового кодекса РФ относятся и расходы на возмещение затрат работников по уплате процентов по займам (кредитам) на приобретение и (или) строительство жилого помещения. Указанные расходы для целей налогообложения признаются в размере, не превышающем 3% суммы расходов на оплату труда.
Пример 4
Производственное предприятие начиная с 2010 года включило в социальный пакет возможность возмещения затрат работников по уплате процентов по займам (кредитам) на приобретение, строительство жилого помещения, а также по потребительским кредитам.
Соответствующие дополнения были отражены в ряде внутренних нормативных актов, в том числе для целей налогообложения — в Положении по оплате труда.
За 2010 год расходы на уплату процентов по займам (кредитам) на приобретение, строительство жилого помещения составили 10 млн руб. По программе, разработанной профсоюзной организацией предприятия, погашение процентов по ипотечным кредитам предусматривается с 2010 по 2013 год.
Кроме того, предприятие пошло навстречу пенсионерам, бывшим сотрудникам предприятия, и погасило за них несколько потребительских кредитов (а также процентов по ним). Сумма погашенных кредитов и процентов составила 500 тыс. руб.
Ввиду того, что в целях налогообложения прибыли в состав расходов на оплату труда на основании пункта 24.1 статьи 255 части второй Налогового кодекса РФ можно включить лишь расходы на уплату процентов по займам (кредитам) на приобретение, строительство жилого помещения за работников предприятия затраты работодателя по социальной программе будут отражены следующим образом:
- 10 млн руб. будут включены в расчет налоговой базы по налогу на прибыль лишь в 2010 и 2011 годах. Проценты за ипотеку в 2012 году на основании срока действия положений пункта 24.1 статьи 255 Налогового кодекса РФ в налоговую базу не войдут;
- 500 тыс. руб., уплаченные за пенсионеров, в расчет также не войдут, так как пенсионеры — бывшие работники.
Чтобы кадровику при формировании Положения по оплате труда не попасть впросак, желательно составить полный перечень расходов на оплату труда, которые имеются на предприятии и которые бухгалтерия предполагает включать в состав расходов.
Таблица 1
Перечень нетрадиционных видов оплаты труда, учитываемых в целях налогообложения
№
п/п
|
Наименование
|
Комментарии
|
1
|
2
|
3
|
1
|
Выдаваемая в соответствии с законодательством Российской Федерации работникам бесплатно либо продаваемая работникам по пониженным ценам форменная одежда и обмундирование (в части стоимости, не компенсируемой работниками), которые остаются в личном постоянном пользовании работников
|
п. 5 ст. 255 НК РФ
|
2
|
Форменная одежда и обувь, которые свидетельствуют о принадлежности работников к данной организации
|
п. 5 ст. 255 НК РФ
|
3
|
Взносы работодателей по договорам:
|
п. 16 ст. 255 НК РФ
|
3.1
|
обязательного страхования
|
Есть ряд условий:
- страховые организации, негосударственные пенсионные фонды должны иметь лицензии;
- установлены минимальные сроки договоров
|
3.2
|
дополнительные страховые взносы на накопительную часть трудовой пенсии
|
|
3.3
|
негосударственного пенсионного обеспечения
|
3.4
|
на оказание медицинских услуг
|
4
|
Расходы в виде отчислений в резерв на предстоящую оплату отпусков работникам и (или) в резерв на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет
|
п. 24 ст. 255 НК РФ
|
5
|
Проценты по займам (кредитам) на приобретение, строительство жилого помещения за работников
|
п. 24.1 ст. 255 НК РФ
|
6
|
Сумма превышения фактически выплачиваемого пособия по временной нетрудоспособности в пределах фактического (среднего) заработка над максимальным размером пособия по временной нетрудоспособности, установленным Федеральным законом № 255-ФЗ
|
п. 25 ст. 255 НК РФ
|
7
|
Сумма доплаты пособия по временной нетрудоспособности по уходу за ребенком за часть периода нетрудоспособности, не оплачиваемую за счет средств ФСС РФ
|
п. 25 ст. 255 НК РФ
|
Обращаем ваше внимание на то, что перечень таких неклассических выплат по налоговому законодательству открытый. Таким образом, состав расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором и включаемых в расчет налогов, может быть еще шире.
Продолжение статьи читайте в журнале
"Кадры предприятия" №2, 2011 |